Elektroniczna forma PKPiR obowiązująca od 2026 roku – rewolucja w prowadzeniu księgi podatkowej

Początek 2026 roku przyniósł fundamentalną zmianę dla wszystkich przedsiębiorców rozliczających się według zasad ogólnych lub na 'liniówce' oraz zobowiązanych do składania JPK_V7M (rozliczających VAT miesięcznie) – podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) powinna być prowadzona od 1 stycznia w formie elektronicznej. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku definitywnie zakończyło epokę papierowych ksiąg rachunkowych, wprowadzając wymóg wykorzystywania programów komputerowych do prowadzenia ewidencji podatkowej.

Kogo dotyczy obowiązek elektronicznej PKPiR od stycznia 2026?

Nowe przepisy obejmują szeroką grupę podatników podatku dochodowego od osób fizycznych. Obowiązek prowadzenia księgi w sposób elektroniczny dotyczy:

• Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą rozliczających się według zasad ogólnych;
• Przedsiębiorstw w spadku kontynuujących działalność zmarłego przedsiębiorcy;
• Spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku;
• Spółek jawnych osób fizycznych działających w oparciu o przepisy Kodeksu spółek handlowych;
• Spółek partnerskich świadczących usługi profesjonalne.

Warto podkreślić, że elektroniczna forma ewidencji podatkowej dotyczy również ewidencji przychodów dla podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W tym przypadku mówimy o strukturze JPK EWP - JPK Ewidencja przychodów.

Struktura logiczna JPK_PKPIR (3) – nowy standard prowadzenia księgi

Elektroniczna podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona zgodnie z wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia, w formacie umożliwiającym generowanie pliku XML o strukturze JPK_PKPIR w wersji 3. Struktura logiczna JPK_PKPIR stanowi odzwierciedlenie prowadzonej księgi w formacie przeznaczonym do elektronicznej weryfikacji przez organy podatkowe.

Kluczowe elementy struktury JPK_PKPIR (3)

Nowa wersja struktury JPK_PKPIR (3) wprowadza istotne zmiany w zakresie rejestrowanych danych:

• Numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – oddzielna kolumna przeznaczona do wpisywania numeru faktury wystawionej przy użyciu systemu KSeF, co stanowi przygotowanie do obowiązkowego KSeF planowanego na kolejne lata.
• Identyfikator podatkowy kontrahenta – wymóg podawania numeru NIP lub innego identyfikatora podatkowego (wraz z kodem kraju) dla wszystkich transakcji dokumentowanych fakturami lub paragonami fiskalnymi.
• Dane kontrahenta – imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres dostawcy lub odbiorcy uczestniczącego w transakcji gospodarczej.
• Rozszerzona ewidencja kosztów działalności badawczo-rozwojowej – osobna kolumna do wykazywania wydatków kwalifikowanych jako koszty działalności B+R w rozumieniu art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
  
  

Koniec paragonów bez NIP – nowe wymogi dokumentowania wydatków

Elektronizacja PKPiR wiąże się z zaostrzeniem wymogów dotyczących dokumentowania wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów. Od 2026 roku podstawą zapisów w księdze mogą być wyłącznie:

• Faktury VAT oraz faktury wystawione zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
• Faktury wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur z unikalnym numerem identyfikującym dokument.
• Rachunki oraz dokumenty celne spełniające wymogi dowodów księgowych.
• Paragony fiskalne zawierające numer NIP nabywcy – zwykłe paragony bez danych identyfikacyjnych przestają być akceptowalnym dowodem księgowym.
• Dowody wewnętrzne sporządzone zgodnie z rygorystycznymi wymaganiami określonymi w rozporządzeniu.

Zmiana ta wymusza na przedsiębiorcach większą dyscyplinę w gromadzeniu dokumentacji zakupowej i eliminuje dotychczasową praktykę księgowania wydatków na podstawie paragonów niefiskalnych bez NIP.

JPK PKPiR w Excelu – profesjonalne rozwiązanie dla przedsiębiorców

Prowadzenie elektronicznej podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga wykorzystania programu komputerowego spełniającego wymogi struktury JPK_PKPIR (3). Skoroszyt JPK PKPiR w formacie MS Excel stanowi optymalne rozwiązanie łączące funkcjonalność zaawansowanego narzędzia księgowego z intuicyjnym interfejsem arkusza kalkulacyjnego.

Funkcjonalność skoroszytu JPK PKPiR Excel

Profesjonalny skoroszyt Excel do prowadzenia PKPiR oferuje przedsiębiorcom następujące możliwości:

• Intuicyjna obsługa – wystarczy wprowadzić lub zaimportować dane do arkusza, a skoroszyt automatycznie przetworzy informacje zgodnie z obowiązującą strukturą księgi [file:52].
• Pełna zgodność ze schematem XSD – skoroszyt opracowany został w oparciu o oficjalny schemat Ministerstwa Finansów określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
• Zapis i import danych w wielu formatach – możliwość zapisu danych z arkuszy do pliku XML, ich edycji, weryfikacji i scalania, a także import danych z formatów CSV, TXT, XLSX, DBF oraz ODS.
• Weryfikacja poprawności danych – wbudowana kontrola zgodności ze schematem XSD oraz mechanizmy ochrony przed błędami, w tym zabezpieczenie przed ponownym importem tej samej faktury do zestawienia.
• Import faktur XML z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – obsługa struktury FA(3) z możliwością importu pojedynczych faktur, wszystkich faktur z wybranego folderu lub faktur spakowanych w pliku ZIP.
• Przejrzyste zestawienie finansowe – tabelaryczne przedstawienie osiągniętych przychodów, kosztów i dochodu z podziałem na poszczególne miesiące, ułatwiające bieżącą kontrolę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
• Baza danych kontrahentów – możliwość zbudowania bazy danych kontrahentów z automatycznym wypełnianiem pól: NIP kontrahenta, jego nazwa, adres oraz opis zdarzenia gospodarczego, co znacząco przyspiesza wprowadzanie powtarzalnych zapisów.
• Integracja z kalkulatorem podatkowym – opcjonalna integracja skoroszytu JPK PKPiR z wybranym kalkulatorem wyliczającym miesięczne zaliczki na podatek dochodowy dla różnych form opodatkowania.
• Instrukcja użytkowania – szczegółowa instrukcja obsługi zawarta w pierwszym arkuszu skoroszytu ułatwia szybkie opanowanie wszystkich funkcji programu.

Dlaczego Excel jako narzędzie do prowadzenia PKPiR?

Wybór skoroszytu Excel jako platformy do prowadzenia elektronicznej PKPiR niesie szereg korzyści dla mikro i małych przedsiębiorstw:

• Roczna niska opłata abonamentowa – zakup skoroszytu w niskiej jednorazowej rocznej licencji eliminuje konieczność ponoszenia comiesięcznych opłat licencyjnych charakterystycznych dla systemów księgowych online.
• Pełna kontrola nad danymi – dokumentacja księgowa przechowywana jest lokalnie na komputerze przedsiębiorcy, bez konieczności udostępniania danych wrażliwych firmom zewnętrznym prowadzącym usługi chmurowe.
• Niezależność od połączenia internetowego – prowadzenie księgi możliwe jest w trybie offline, bez potrzeby stałego dostępu do sieci.
• Znajomy interfejs – większość przedsiębiorców posiada doświadczenie w obsłudze MS Excel, co minimalizuje czas potrzebny na naukę obsługi narzędzia.
• Elastyczność – skoroszyt można przenosić między komputerami lub przechowywać na kilku komputerach.
• Kompatybilność z innymi systemami – możliwość importu i eksportu danych w formatach CSV, TXT, wczytywania faktur XML w formacie ustrukturyzowanym KSeF - FA(3).
  
  

Obowiązek przesyłania JPK_PKPIR do urzędu skarbowego

Elektroniczna forma prowadzenia PKPiR wiąże się z obowiązkiem okresowego przesyłania struktury JPK_PKPIR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zgodnie z projektem przepisów wykonawczych, podatnicy będą zobowiązani do przekazywania pliku XML zawierającego dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

• Po raz pierwszy w 2027 roku za rok podatkowy 2026 – pierwsze sprawozdanie JPK_PKPIR zostanie przesłane w terminie złożenia rocznego zeznania podatkowego za 2026 rok.
• W formie elektronicznej za pośrednictwem systemu e-Deklaracje – transmisja danych następuje przez bramkę Ministerstwa Finansów z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

W pierwszym etapie wdrażania obowiązek przesyłania JPK_PKPIR obejmie podatników już przekazujących comiesięcznie ewidencję JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M). W kolejnych latach wymóg ten zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Wymogi techniczne prowadzenia elektronicznej PKPiR

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z września 2025 roku precyzuje techniczne warunki, jakim powinna odpowiadać elektroniczna podatkowa księga przychodów i rozchodów:

Rzetelność i niewadliwość prowadzenia księgi

Podatnik zobowiązany jest prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za rzetelną uznaje się księgę, w której dokonywane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Niewadliwą jest księga prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru i zgodnie z objaśnieniami dołączonymi do wzoru księgi.

Księgę uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

• Niewpisane lub błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy.
• Brak właściwych zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym uniemożliwiającym prowadzenie księgi.
• Błędy spowodowały zwiększenie wysokości podstawy obliczenia podatku (z wyjątkiem błędów dotyczących kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny).
• Podatnik uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie przysługującym do złożenia korekty deklaracji.
• Błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada prawidłowe dowody księgowe.

Język i waluta prowadzenia księgi

Zapisy w elektronicznej PKPiR dokonywane są wyłącznie w języku polskim i w walucie polskiej. Jeżeli dowód księgowy zawiera wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik obowiązany jest przeliczyć walutę obcą na złote polskie zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, a wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu.

Poprawianie błędów w zapisach księgowych

Stwierdzone błędy w zapisach elektronicznej księgi poprawia się poprzez:

• Wpisanie nowej treści zapisu z zachowaniem historii zmian w systemie elektronicznym.
• Wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów – zapisy zmniejszające przychody lub koszty dokonywane są ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Spis z natury w elektronicznej PKPiR – zasady i terminy

Podatnik prowadzący działalność handlową, produkcyjną lub usługową z wykorzystaniem materiałów zobowiązany jest do sporządzenia i wpisania do elektronicznej księgi spisu z natury towarów, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku oraz wyrobów gotowych. Spis z natury sporządzany jest obowiązkowo:

• Na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego (lub na koniec poprzedniego roku podatkowego – wówczas spis ten wpisuje się do księgi jako stan początkowy).
• Na koniec każdego roku podatkowego – najpóźniej 31 grudnia.
• Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego.
• W razie utraty prawa do opłacania podatku w formie ryczałtu lub karty podatkowej.
• W przypadku zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Wyceny składników objętych spisem z natury podatnik dokonuje według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu (jeżeli są niższe), a półwyrobów i wyrobów gotowych według kosztów wytworzenia. Termin dokonania wyceny nie może przekroczyć 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

Dodatkowe ewidencje towarzyszące elektronicznej PKPiR

Oprócz samej podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorca prowadzący ewidencję elektroniczną zobowiązany jest do prowadzenia dodatkowych ewidencji pomocniczych:

Zestawienie sprzedaży (ewidencja sprzedaży)

Podatnik prowadzi zestawienie sprzedaży zawierające liczbę porządkową wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturą oraz wysokość tego przychodu. Zapisy w zestawieniu sprzedaży dokonywane są jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Obowiązek prowadzenia zestawienia sprzedaży nie dotyczy podatnika prowadzącego ewidencję przy użyciu kas rejestrujących zgodnie z przepisami o VAT.

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Podatnicy wykorzystujący w działalności gospodarczej środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zobowiązani są prowadzić ewidencję tych składników majątku z wyszczególnieniem dat nabycia, wartości początkowej, metody amortyzacji, stawki amortyzacyjnej oraz sumy odpisów amortyzacyjnych dokonanych od początku użytkowania.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W przypadku wykorzystywania samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego w działalności gospodarczej, przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w celu prawidłowego określenia kosztów uzyskania przychodów związanych z eksploatacją pojazdu.

Korzyści z cyfryzacji PKPiR dla przedsiębiorców

Mimo początkowych obaw związanych z koniecznością adaptacji do nowych wymogów, elektroniczna forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przynosi przedsiębiorcom szereg wymiernych korzyści:

• Automatyzacja obliczeń – elektroniczny system automatycznie sumuje przychody i koszty, oblicza podstawę opodatkowania oraz wylicza zaliczki na podatek dochodowy, eliminując błędy rachunkowe.
• Szybsza obsługa kontroli skarbowej – możliwość natychmiastowego udostępnienia danych w formacie JPK_PKPIR znacząco skraca czas trwania kontroli podatkowej i ogranicza konieczność wielokrotnego dostarczania dokumentów.
• Większa przejrzystość ewidencji – elektroniczne narzędzia umożliwiają błyskawiczne wyszukiwanie konkretnych zapisów, filtrowanie danych według dowolnych kryteriów oraz generowanie raportów analitycznych.
• Oszczędność czasu – automatyczne księgowanie faktur, integracja z systemami bankowości elektronicznej oraz możliwość importu danych z programów fakturujących eliminują konieczność ręcznego przepisywania informacji.
• Bezpieczeństwo danych – regularne tworzenie kopii zapasowych pliku księgi zabezpiecza przed utratą danych wskutek awarii sprzętu lub przypadkowego usunięcia.
• Zgodność z pozostałymi obowiązkami cyfrowymi – prowadzenie elektronicznej PKPiR przygotowuje przedsiębiorców do kolejnych etapów cyfryzacji, w tym obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oraz rozszerzonego raportowania JPK.

Przygotowanie do prowadzenia elektronicznej PKPiR – praktyczne wskazówki

Skuteczne wdrożenie elektronicznej formy prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego:

Wybór odpowiedniego oprogramowania

Kluczową decyzją jest wybór programu komputerowego lub skoroszytu Excel spełniającego wymogi struktury JPK_PKPIR (3). Narzędzie powinno:

• Generować poprawny plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.
• Umożliwiać wprowadzanie wszystkich wymaganych danych, w tym numerów KSeF i identyfikatorów podatkowych kontrahentów.
• Posiadać mechanizmy walidacji zapobiegające wprowadzaniu błędnych lub niekompletnych danych.
• Oferować funkcje tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji danych.
• Być intuicyjne w obsłudze i dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.

Migracja danych z papierowej księgi

Przedsiębiorcy, którzy do końca 2025 roku prowadzili PKPiR w formie papierowej, powinni zadbać o prawidłowe przeniesienie stanów początkowych do systemu elektronicznego. Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• Wartość spisu z natury na dzień 31 grudnia 2025 roku (lub 1 stycznia 2026 roku) – stanowiącą podstawę do wyliczenia kosztów uzyskania przychodów w 2026 roku.
• Ewidencję środków trwałych z wartościami początkowymi, dotychczasową sumą odpisów amortyzacyjnych oraz pozostałą wartością do zamortyzowania.
• Nierozliczone zaliczki, przedpłaty oraz zobowiązania i należności przejściowe mogące wpływać na rozliczenie kosztów i przychodów w 2026 roku.

Organizacja obiegu dokumentów

Elektroniczna PKPiR wymaga uporządkowanego systemu gromadzenia i archiwizacji dowodów księgowych:

• Zakupy muszą być dokumentowane wyłącznie fakturami lub paragonami fiskalnymi z NIP – należy poinformować pracowników o konieczności żądania faktur lub paragonów z danymi identyfikacyjnymi firmy.
• Faktury wystawione w systemie KSeF automatycznie udostępniane są w formie elektronicznej – należy wdrożyć procedury regularnego pobierania i archiwizacji e-faktur.
• Dowody księgowe powinny być numerowane i przechowywane w sposób umożliwiający szybkie ich odnalezienie w przypadku kontroli podatkowej.

Najczęstsze pytania dotyczące elektronicznej PKPiR od 2026 roku

Czy istnieją wyjątki od obowiązku prowadzenia elektronicznej PKPiR?

Rozporządzenie z września 2025 roku nie przewiduje możliwości zwolnienia z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej. Wcześniej obowiązujące zwolnienia dla niektórych grup podatników (np. duchownych, agentów ubezpieczeniowych) zostały uchylone wraz z wejściem w życie nowych przepisów. Jedynie zwolnienia przyznane na podstawie przepisów poprzednio obowiązującego rozporządzenia zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane.

Czy można prowadzić PKPiR w pliku Excela u siebie na komputerze ?

Tak, przedsiębiorcy mogą prowadzić elektroniczną podatkową księgę przychodów i rozchodów lokalnie na swoim komputerze jak dawniej. Kluczowym wymogiem jest zgodność oprogramowania ze strukturą JPK_PKPIR (3) oraz możliwość generowania prawidłowego pliku XML na bazie wprowadzonych danych.

Co w przypadku awarii komputera lub utraty danych?

Przedsiębiorca prowadzący elektroniczną PKPiR zobowiązany jest regularnie tworzyć kopie zapasowe pliku księgi w celu zabezpieczenia danych przed utratą. W przypadku awarii sprzętu lub przypadkowego usunięcia danych, posiadanie kopii zapasowej umożliwia odtworzenie księgi i kontynuowanie ewidencji. Utrata danych wskutek nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego nie skutkuje uznaniem księgi za nierzetelną lub wadliwą, pod warunkiem wykazania okoliczności uniemożliwiających prowadzenie ewidencji.

Kiedy po raz pierwszy należy przesłać JPK_PKPIR do urzędu skarbowego?

Pierwszy obowiązek przesłania struktury JPK_PKPIR za rok podatkowy 2026 nastąpi w 2027 roku, w terminie złożenia zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L. W pierwszej kolejności obowiązek ten obejmie podatników już przesyłających comiesięcznie ewidencję JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M), a w kolejnych latach zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców prowadzących PKPiR.

Podsumowanie – elektroniczna PKPiR jako standard prowadzenia ewidencji podatkowej

Wprowadzenie od stycznia 2026 roku obowiązkowej elektronicznej formy prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi kolejny etap cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Choć nowe wymogi wymagają od przedsiębiorców adaptacji i inwestycji w odpowiednie oprogramowanie, długofalowe korzyści w postaci automatyzacji procesów księgowych, eliminacji błędów rachunkowych oraz usprawnienia komunikacji z organami podatkowymi przewyższają początkowe koszty wdrożenia.

Skoroszyt JPK PKPiR w formacie MS Excel stanowi optymalną propozycję dla mikro i małych przedsiębiorstw poszukujących przystępnego cenowo, intuicyjnego i funkcjonalnego narzędzia do prowadzenia elektronicznej księgi podatkowej zgodnie z wymogami struktury JPK_PKPIR (3). Zakup rocznej licencji skoroszytu eliminuje konieczność ponoszenia comiesięcznych opłat abonamentowych, zachowując pełną kontrolę nad danymi i niezależność od systemów chmurowych.