SignForm E-Faktury (KSeF)

Aplikacja łącząca dowolny system ERP z Krajowym Systemem E-Faktur

fakturowanie-ksef
Wystawiaj faktury jak dotychczas w swoim systemie ERP

Cały proces fakturowania w Twoim programie finansowo-księgowym pozostanie niezmienny

wysylka-faktur-do-ksef
Wyślij faktury do KSeF w formacie XML struktury FA(2)

Aplikacja przekonwertuje dane do formatu XML faktury ustrukturyzowanej i prześle je do KSeF

upo-ksef
Odbierz UPO dla wysłanych faktur

Aplikacja pobierze indywidualny numer KSEF dla każdej poprawnie wysłanej faktury, w przypadku błędów poinformuje o niepowodzeniu


Działanie programu:

Zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, obowiązek e-fakturowania wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 r. Podmioty zwolnione z VAT, obowiązek KSeF obejmie od 1 stycznia 2025 r.

Aplikacja SignForm E-Faktury to kompleksowy moduł, którego celem jest zintegrowana obsługa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zaprojektowany na bazie wieloletniego doświadczenia firmy w zakresie tworzenia oprogramowania dla księgowych i podatników.

To narzędzie webowe (nie wymagające instalacji na komputerze), do którego dostęp uzyskujemy przy użyciu przeglądarki internetowej. Jednym z podstawowych celów jaki przyświecał tworzeniu aplikacji było dostarczenie Klientom prostego w użyciu, bardzo elastycznego i bezpiecznego, jak również zaawansowanego technologicznie rozwiązania, które przy jak najmniejszej liczbie zmian w dotychczasowych procedurach firmowych, pozwoli połączyć dowolny system ERP z Krajowym systemem E-faktur.

Program umożliwia w sposób zautomatyzowany, bez ingerencji użytkownika, weryfikację i pobieranie niezbędnych danych z systemu ERP, konwersję ich do formatu faktury ustrukturyzowanej (FA), następnie realizację procesu wysyłki faktur w formacie XML do Krajowego Systemu E-faktur. Aplikacja obsługuje zarówno cały proces wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF, jak również umożliwia w sposób zautomatyzowany lub ręczny pobieranie faktur zakupowych z systemu Ministerstwa Finansów.

zalety-aplikacji-SignForm-e-faktury

Poznaj zalety naszego programu

  • Aplikacja dostępna przez przeglądarkę internetową;
  • Pobieranie danych faktur z dowolnego systemu ERP klienta, w którym wystawiane są faktury sprzedaży;
  • Automatyczna weryfikacja faktur, ich kompletności i poprawności ze schematem FA_VAT;
  • Możliwość uzupełnienia lub korekta danych faktur w aplikacji;
  • Generowanie i wysyłka faktur w formacie XML pojedynczo lub w paczkach;
  • Pobieranie faktur zakupowych z KSeF, jak i wysyłka sprzedażowych, w trybie automatycznym lub ręcznie;
  • Możliwość pobierania i konwersji danych z systemu ERP z plików MS Excel;
  • Możliwość dołączania załączników do faktur (w ramach aplikacji), jak również wysyłania powiadomień do klientów;
  • Automatyczne pobieranie UPO wraz z numerem KSeF, każdej poprawnie wysłanaj e-faktury;
  • Wizualizacja faktur sprzedażowych i zakupowych w formacie XML;
  • Możliwość automatyzacji procesu odbioru i wysyłki faktur do KSeF;
  • Gwarancja aktualizacji aplikacji do najnowszego formatu KSeF;
  • Generowanie i walidacja pliku XML względem aktualnego schematu XSD faktury ustrukturyzowanej;
  • Automatyczna aktualizacja aplikacji z chmury;
  • Obsługa trybu off-line - możliwość wysłania faktury klientowi w formacie PDF i XML, np. mailem w razie awarii KSeF;
  • Możliwość komunikacji z Działem Wsparcia przy użyciu czatu, dostępnego w ramach aplikacji;
ksef

Prezentowany w broszurze opis aplikacji stworzony na podstawie integracji z systemem ERP Exact Globe

handel

Aplikacja SignForm E-Faktury jest wyceniana indywidualnie. Na łączny koszt wpływ ma kilka czynników składowych:

  • Koszt licencji oprogramowania;
  • Opłata serwisowa, gwarantująca Klientowi w ramach roku licencyjnego (365 dni od daty zakupu), wsparcie techniczne, jak również ewentualne aktualizacje oprogramowania do bieżącej wersji schemy FA;
  • Usługa wdrożeniowa polegająca na przygotowaniu interfejsu wydobywającego dane z systemu fakturującego Klienta, analizie i mapowaniu danych (faktur) z systemu finansowo-księgowego Klienta z bieżącą schemą FA.
wymagania-aplikacji-ksef

SYSTEM: Microsoft Windows 7 SP1 (32 bit, 64 bit), Windows 8.1 (32 bit, 64 bit), Windows 10 (32 bit, 64 bit), Windows 11.

PRZEGLĄDARKA INTERNETOWA: Mozilla Firefox 115 ESR lub wyższa, Google Chrome 109 lub wyższa, Microsoft Edge 109 lub wyższa, Opera 95 lub wyższa.

OPROGRAMOWANIE: Pakiet MS Office 2010 lub nowszy.

MINIMALNE WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Procesor x86 - 2 rdzenie/2 wątki, taktowanie bazowe 1,5 GHz., 4 GB RAM. 10 GB wolnego miejsca na dysku. Dysk HDD.

ZALECANE WYMAGANIA SPRZĘDTOWE: Procesor x86-64 - 4 rdzenie/4 wątki, taktowanie bazowe 2 GHz., 8 GB RAM. 15 GB wolnego miejsca na dysku. Dysk SSD.

tworzenie-jpk

Przydatne informacje z zakresu wiedzy o Krajowym Systemie e-faktur KSeF

KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów służący do wystawiania, udostępniania i odbierania faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury (FA) opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Podstawowe założenia systemu KSeF:

  • e-Faktury generowane są w systemie finansowo-księgowym przedsiębiorcy,
  • wymagana jest autoryzacja w systemie KSeF w celu wystawienia lub dostępu do e-Faktury - istnieje możliwość nadania różnego rodzaju uprawnień do naszego konta w systemie innym podmiotom lub osobom,
  • system przyjmuje i udostępnia e-Faktury w określonym (ustrukturyzowanym) formacie XML, zgodnym ze strukturą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów,
  • każdej e-Fakturze nadawany jest unikatowy identyfikator generowany przez System, tzw. numer KSeF - jest to odrębny numer od numeru faktury nadawanej przez system finansowo-księgowy podatnika,
  • faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej faktycznego przesłania do KSeF,
  • wraz z nadaniem unikatowego identyfikatora (numeru KseF), e-Faktura jest automatycznie udostępniona nabywcy oraz uznana za otrzymaną,
  • możliwość nieograniczonego, ciągłego dostępu do wystawionych i otrzymanych e-Faktur, jak również nadawania, zmiany uprawnień z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF w ramach e-US,
  • przechowywanie e-Faktury w Systemie przez 10 lat.

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w formacie dobrowolnym od 2022 r. W związku z uchwaleniem przez Sejm 16 czerwca 2023 r. ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF, w formie obligatoryjnej obejmie wskazane poniżej grupy podatników:

  • Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, posiadający siedzibę na terytorium Polski,
  • Zagraniczni podatnicy zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT, posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT,
  • Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski numer NIP.

    - powyższe grupy podatników KSeF obejmie od 1 lipca 2024 r.,
  • Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT przedmiotowo lub podmiotowo - dla tej grupy podatników KSeF jest obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

  • Jeden standard e-faktury,
  • Automatyzacja obiegu e-faktur pomiędzy podmiotami obrotu gospodarczego,
  • podstawowy termin zwrotu VAT skrócony z 60 do 40 dni,
  • wyłączenie z raportowania w JPK_FA i JPK_VAT RR,
  • wycofanie duplikatów faktur (archiwizowanie faktur w KSeF przez 10 lat),
  • likwidacja not korygujących.

Jest to unikatowy identyfikator nadawany fakturze przez Krajowy system e-Faktur w momencie jej przesłania do KSeF. Fakt jego nadania przesądza o tym, iż faktura została wystawiona. W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania tego numeru. Jest istotny dla identyfikacji faktury w przypadku kontaktów z organami podatkowymi, dokonywania płatności za fakturę (w tytule przelewu powinniśmy zawrzeć numer KSeF, jak również w przypadku wystawiania faktur korygujących. Numer ten nie jest tożsamy z numerem faktury nadawanym przez nasz system finansowo-księgowy. Otrzymamy go zwrotnie wraz z UPO, czyli potwierdzeniem dostarczenia naszej faktury do systemu KSeF. Numer faktury nadawany przez Krajowy System e-faktur ma wskazany niżej format.

7777777777-RRRRMMDD-FFFFFF-FFFFFF-FF

  • Numer NIP sprzedawcy,
  • data wystawienia faktury - faktycznego przesłania do KSeF (format (RRRRMMDD),
  • część techniczna (łącznie 12 znaków - wartość generowana automatycznie, jak również ostatni element w postaci sumy kontrolnej (wyliczana automatycznie).

  • Profil zaufany (ePUAP) - stosowany w przypadku mniejszych podmiotów (JDG),
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • Kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
  • Token autoryzacyjny (ciąg 40 znaków wygenerowany przez KSeF),

Z systemu KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak również podmioty niebędące osobami fizycznymi. Aby korzystać z KSeF wymagane jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmioty niebędące osobami fizycznymi mogą uwierzytelnić się w systemie przy wykorzystaniu pieczęci kwalifikowanej. Alternatycznie wymagane jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznacza daną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania/odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do nich). W przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego ePUAP lub za pośrednictwem API przy pomocy wygenerowanego wcześniej tokenu.

Token generowany jest bezterminowo, pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.

Po wystawieniu faktury w naszym systemie finansowo-księgowym, dokument może zostać wysłany do KSeF kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Należy to uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji. Kwestia ta ma znaczenie w przypadku przełomu miesiąca. Stąd w praktyce, aby zachować spójność między danymi w systemie F-K a danymi w KSeF (którymi posługuje się US) faktura powinna być przesłana do KSeF tego samego dnia co została wystawiona.

Niestety system KSeF nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze, taka faktura zostanie przyjęta. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Przed nadaniem numeru KSeF system weryfikuje jedynie poprawność semantyczną dokumentu oraz czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie.

Niestety nie. Taka funkcjonalność nie jest przez system realizowana. Aby uzyskać informacje o dostępnych fakturach, program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF, zatem tą rolę będzie musiał przejąć program finansowo-księgowy, lub aplikacja łącząca KSeF z programem finansowo-księgowym podatnika. Zarówno wystawione jak i otrzymane faktury będą dostępne w ramach systemu KSeF Ministerstwa Finansów.

Nie, KSeF nie posiada takiej funkcjonalności. W zakresie odpowiedzialności nabywcy jest weryfikacja czy została dla niego wystawiona faktura.

Faktura "proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, w związku z tym w KSeF nie ma możliwości wystawienie tego rodzaju dokumentu.



Masz pytania dotyczące KSeF ?

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat aplikacji i oferty, skontaktuj się z nami:

Infolinia: +48 608 43 63 83

group_work Pliki cookie