SignForm E-Faktury (KSeF)

KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów służący do wystawiania, udostępniania i odbierania faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury (FA) opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Podstawowe założenia systemu KSeF:

• e-Faktury generowane są w systemie finansowo-księgowym przedsiębiorcy,
• wymagana jest autoryzacja w systemie KSeF w celu wystawienia lub dostępu do e-Faktury - istnieje możliwość nadania różnego rodzaju uprawnień do naszego konta w systemie innym podmiotom lub osobom,
• system przyjmuje i udostępnia e-Faktury w określonym (ustrukturyzowanym) formacie XML, zgodnym ze strukturą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów,
• każdej e-Fakturze nadawany jest unikatowy identyfikator generowany przez System, tzw. numer KSeF - jest to odrębny numer od numeru faktury nadawanej przez system finansowo-księgowy podatnika,
• faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej faktycznego przesłania do KSeF,
• wraz z nadaniem unikatowego identyfikatora (numeru KseF), e-Faktura jest automatycznie udostępniona nabywcy oraz uznana za otrzymaną,
• możliwość nieograniczonego, ciągłego dostępu do wystawionych i otrzymanych e-Faktur, jak również nadawania, zmiany uprawnień z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF w ramach e-US,
• przechowywanie e-Faktury w Systemie przez 10 lat.

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w formacie dobrowolnym od 2022 r. W związku z uchwaleniem przez Sejm 16 czerwca 2023 r. ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF, w formie obligatoryjnej obejmie wskazane poniżej grupy podatników:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, posiadający siedzibę na terytorium Polski,
• Zagraniczni podatnicy zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT, posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski numer NIP.
  
  - powyższe grupy podatników KSeF obejmie od 1 lipca 2024 r.,
  
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT przedmiotowo lub podmiotowo - dla tej grupy podatników KSeF jest obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

• Jeden standard e-faktury,
• Automatyzacja obiegu e-faktur pomiędzy podmiotami obrotu gospodarczego,
• podstawowy termin zwrotu VAT skrócony z 60 do 40 dni,
• wyłączenie z raportowania w JPK_FA i JPK_VAT RR,
• wycofanie duplikatów faktur (archiwizowanie faktur w KSeF przez 10 lat),
• likwidacja not korygujących.

Jest to unikatowy identyfikator nadawany fakturze przez Krajowy system e-Faktur w momencie jej przesłania do KSeF. Fakt jego nadania przesądza o tym, iż faktura została wystawiona. W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania tego numeru. Jest istotny dla identyfikacji faktury w przypadku kontaktów z organami podatkowymi, dokonywania płatności za fakturę (w tytule przelewu powinniśmy zawrzeć numer KSeF, jak również w przypadku wystawiania faktur korygujących. Numer ten nie jest tożsamy z numerem faktury nadawanym przez nasz system finansowo-księgowy. Otrzymamy go zwrotnie wraz z UPO, czyli potwierdzeniem dostarczenia naszej faktury do systemu KSeF. Numer faktury nadawany przez Krajowy System e-faktur ma wskazany niżej format.

7777777777-RRRRMMDD-FFFFFF-FFFFFF-FF

• Numer NIP sprzedawcy,
• data wystawienia faktury - faktycznego przesłania do KSeF (format (RRRRMMDD),
• część techniczna (łącznie 12 znaków - wartość generowana automatycznie, jak również ostatni element w postaci sumy kontrolnej (wyliczana automatycznie).

• Profil zaufany (ePUAP) - stosowany w przypadku mniejszych podmiotów (JDG),
• Kwalifikowany podpis elektroniczny,
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• Token autoryzacyjny (ciąg 40 znaków wygenerowany przez KSeF),

Z systemu KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak również podmioty niebędące osobami fizycznymi. Aby korzystać z KSeF wymagane jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmioty niebędące osobami fizycznymi mogą uwierzytelnić się w systemie przy wykorzystaniu pieczęci kwalifikowanej. Alternatycznie wymagane jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznacza daną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania/odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do nich). W przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego ePUAP lub za pośrednictwem API przy pomocy wygenerowanego wcześniej tokenu.