Aby wysyłać co miesiąc plik JPK_VAT do Urzędu Skarbowego, należy użyć programu, który w specjalny sposób komunikuje się z serwerem Ministerstwa Finansów. UWAGA: obecnie serwer testowy Ministerstwa informuje, że nie obsługuje nowego formatu JPK_VAT(2). Oznacza to, że nadal nie można przetestować wysyłania plików w formacie, który bedzie obowiązywał od 1 stycznia 2017. Damy znać na tej stronie, gdy tylko ta sytuacja ulegnie zmianie.

W sierpniu 2016 Departament Kontroli Skarbowej udostępnił darmowy program do wysyłania JPK, o nazwie "Klient JPK". Aktualna wersja tej aplikacji (1.2.6) ma rację bytu tylko do końca 2016r, bo nie obsługuje formatu JPK_VAT(2). Z innych wad - program nie działa na starszych Windows XP, i pobiera UPO w postaci oryginalnego pliku (nieczytelnego dla użytkownika). (Aby uzyskać klasyczny wydruk UPO, należy posłużyć się specjalnym formularzem PDF, przygotowanym przez Departament KS). Kolejną wadą, istotną zwłaszcza obecnie, jest brak możliwości wysyłania plików JPK na serwer testowy.

Program pozwala wysyłać wyłącznie ostateczne sprawozdania JPK, na serwer produktywny. Ministerstwo zapowiadało pod koniec września, że nowa wersja programu będzie gotowa "do końca listopada". Listopad jednak minął, i nie opublikowano żadnej informacji o nowym terminie udostępnienia, czy choćby o postępie prac. Za pierwszym razem ten program oddano do użytku na 5 dni przed datą pierwszego raportu (19 sierpnia 2016). Mamy nadzieję, że nowa wersja pojawi się z większym wyprzedzeniem. Oczekując nią, warto się także rozejrzeć za jakimś innym rozwiązaniem do wysyłania JPK.

Niedrogą komercyjną aletrnatywą dla programu MF jest aplikacja "Przekaz JPK" firmy Anzasoft. Jest już przygotowana do wysyłania plików JPK_VAT(2), i działa na wszystkich, praktycznie rzecz biorąc, systemach Windows (XP, 7, 10, ...). Sugerujemy wypróbować w działaniu przynajmniej wersję demonstracyjną (1.10). Program jest wygodniejszy w obsłudze od aplikacji MF - łatwiej się w nim podpisuje dokumenty wymaganym przez serwer podpisem kwalifikowanym. Obsługuje wszystke typy plików JPK. Pozwala je wysyłać tak na serwer produktywny, jak i testowy. "Przekaz JPK" umożliwia także wydruk dokumentu UPO w prosty, naturalny sposób.

Aby wypełnić nasze skoroszyty danymi, trzeba je najpierw przygotować w takim układzie, jaki mają listy w poszczególnych arkuszach (np. w skoroszycie JPK_VAT to arkusze JPK-Sprzedaż, JPK-Zakup), albo wczytać z innych plików JPK. Dane można także wpisać ręczne – ale oceniamy, że ma to sens wtedy, gdy trzeba wprowadzić nie więcej niż kilkadziesiąt pozycji.

Dla większych ilości danych celowe staje się przygotowanie odpowiedniego narzędzia do konwersji z takiej postaci, jaką macie Państwo do dyspozycji. Zazwyczaj to zagadnienie nie jest specjalnie skomplikowane, i znalezienie wykonawcy takiego "konwertera" nie powinno stanowić kłopotu. Oczywiście, my także możemy także stworzyć taki niewielki program, dostosowany do konkretnego przypadku. Aby jednak przedstawić szczegółową ofertę, potrzebujemy próbki danych wejściowych (np. dla JPK_VAT – fragmentów Państwa ewidencji VAT sprzedaży i zakupu, zawierających kilka możliwie najbardziej złożonych pod względem podatkowych faktur). Takie dane możemy wczytywać np. z pliku Excela, pliku CSV, lub innych plików tekstowych. Prosimy o kontakt w tej sprawie z naszym konsultantem..

Jeżeli w ciągu przynajmniej jednego z dwóch ostatnich lat obrotowych (2015 i 2016) Państwa firma:

• zatrudniała średniorocznie 10 lub więcej pracowników
• lub osiągnęła roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych przekraczający równowartość w złotych 2 milionów euro

to od stycznia 2017 ma obowiązek wysyłania JPK_VAT. (Z punktu widzenia przepisów podatkowych należycie Państwo do grupy „małych i średnich przedsiębiorstw”). (Kwotę obrotu rocznego przelicza się na PLN według średniego kursu z ostatniego dnia roku poprzedniego. Czyli dla roku 2016 kwota tego limitu to 8 523 000zł).

Pierwszy raport JPK_VAT (za styczeń 2017) należy wysłać na serwer MF do 27 lutego 2017, i potem wysyłać je co miesiąc, w takim samym terminie jak miesięczne deklaracje VAT-7. Pozostałe pliki JPK (JPK_FA, JPK_MAG, JPK_WB, JPK_KR) będą Państwa obowiązywać od 1 lipca 2018. (Są to pliki, które należy przekazać tylko na żądanie organów podatkowych – czyli ich nie wysyłamy).

Kryterium dla przedsiębiorstw „dużych”, których ten obowiązek już dotyczy (od 1 lipca 2016): 250 pracowników lub 100 mln EUR obrotu.

W przypadku Jednostek Samorządu Terytorialnego obowiązują te same kryteria, co przedsiębiorców (zgodnie z interpretacją Ministra Finansów z 20 czerwca 2016). Oznacza to, że należy sprawdzić liczbę pracowników we wszystkich jednostkach budżetowych posiadających ten sam NIP. (Np. Urząd Gminy + podlegające mu jednostki budżetowe, w tym szkoły). W takiej sytuacji może się okazać, że duża liczba JST zatrudnia więcej niż 250 pracowników, przez co są uznane za „przedsiębiorstwa duże”. Co prawda, decyzją MF z 25 sierpnia 2016, przesunięciu uległa data wejścia w życie tego obowiązku dla takich „dużych” JST: do 31 stycznia 2017. W praktyce najbezpieczniej jest przyjąć, że każda JST zatrudniająca (wraz z filiami, z którymi dzieli ten sam numer NIP) ponad 10 pracowników, ma wysłać pierwszy JPK_VAT do 27 lutego 2017r. A te, których łączna liczba pracowników przekracza 250, powinny być także gotowe od 1 lutego 2017 do dostarczenia na żądanie pozostałych 4 plików JPK (JPK_FA, JPK_KR, JPK_MAG, JPK_WB).

Raporty JPK_VAT formalnie są informacjami podatkowymi. Nie dostarczenie w terminie może być zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe.

Kwalifikacja i wysokość grzywny zależy od okoliczności danej sprawy: stopnia szkodliwości społecznej czynu, sposobu jego popełnienia, pobudek działania sprawcy itp.

Ryzyko otrzymania grzywny zasadniczo kierownicy jednostek (osoby prowadzące działalność gospodarczą, członkowie zarządu, wspólnicy spółek osobowych). Odpowiedzialność karną skarbową może jednak ponosić inna osoba, np. pracownik, jeżeli powierzono mu sporządzenie i złożenie informacji. W przypadku biur rachunkowych – ponosi je odpowiedzialny pracownik biura, które nie złożyło w terminie raportu w imieniu swojego klienta. W takich przypadkach grzywny są rzędu 5000 zł (informacja podana na podstawie informacji prasowych). Przy ustalaniu jej wymiaru są brane pod uwagę takie czynniki, jak sytuacja rodzinna czy posiadany majątek. (Taka grzywna nie jest nigdy kosztem firmy ani biura, które ją obsługuje!).

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.)
• Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.)

Nie. Choć nasze skoroszyty można otworzyć w Open Office, to nie będzie w nich działał żaden przycisk. Nasze skoroszyty działają w Microsoft Excel 2007 i późniejszych (2010, 2013, 2016).

Jeżeli używają Państwo w swoim biurze Open Office, sugerujemy rozważyć wykupienie subskrypcji Office 365, przynajmniej na jedno stanowisko. Dane do naszych skoroszytów można przygotować w Open Office, a na tym jednym stanowisku używać skoroszytu JPK_VAT do ostatecznego tworzenia i wysyłania plików JPK. Typowy pakiet Office 365 Business instaluje na wskazanym przez użytkownika komputerze takie same programy MS Office jak te z wersji „z pudełka”. (Jedyną różnicą jest to, że w przypadku subskrypcji wersje instalacyjne są pobierane z Internetu). Pierwsze 30 dni subskrypcji jest „na próbę” (można z niej wtedy zrezygnować bez żadnych opłat). Potem można ją wykupić w trybie miesięcznym (koszt - ok. 35 zł netto /mies).

Nasze skoroszyty wymagają Excela 2007 lub późniejszych (2010, 2013, 2016, …). Dodatkowo nasz produkt korzysta z pewnego komponentu, który jest dostępny w standardowych Windows 7 i następnych (8, 10, …). W Windows XP nasze skoroszyty też powinny działać, o ile jest w nich zainstalowany, co najmniej SP2.

Najlepiej jest przekonać się, pobierając wersję demonstracyjną i sprawdzając, czy działają w niej przyciski zapisujące i odczytujące pliki JPK. (Technicznie wersja demonstracyjna jest identyczna z wersja produkcyjną).

Nie. Dane do wypełnienia naszych skoroszytów przygotowuje sam użytkownik. Można je wczytać z jednego lub kilku plików JPK uzyskanych z programów księgowych. Można je też eksportować z systemu księgowego do Excela, przekształcić w odpowiedni układ kolumn, skopiować i wkleić do odpowiednich list w naszym skoroszycie. Można wreszcie po prostu wpisać je ręcznie (ma to sens w przypadku bardzo małej liczby dokumentów).

Działanie naszych skoroszytów jest proste – co jest wpisane do skoroszytu, to zostanie zapisane do JPK.

Nie. Działanie naszego skoroszytu kończy się na stworzeniu pliku JPK (*.xml). Aby wysłać go do Ministerstwa Finansów, należy użyć specjalnego programu wysyłającego. W czasie wysyłania należy także podpisać taką przesyłkę cyfrowym podpisem kwalifikowanym. Ministerstwo Finansów bezpłatnie udostępnia taki program. Istnieją także podobne, niedrogie programy komercyjne.

UWAGA: Na razie nie można jeszcze sprawdzić wysyłania plików JPK_VAT(2) (czyli formatu JPK_VAT, który będzie obowiązywał od 1 stycznia 2017). Pliki w tym formacie nie są jeszcze akceptowane przez serwer testowy MF.

Bezpłatny program MF do wysyłania JPK także nie obsługuje jeszcze formatu JPK_VAT(2). Ma także inne wady: nie działa w Windows XP, podpisywanie podpisem cyfrowym jest nieco kłopotliwe, a wydruk UPO wymaga użycia dodatkowego formularza PDF. Niedrogą alternatywą, która nie ma tych wad, jest na przykład aplikacja „Przekaz JPK” firmy Anzsoft.

Do wysłania pliku JPK_VAT na serwer Ministerstwa Finansów należy posłużyć się specjalnym programem. MF udostępniło taką bezpłatną aplikację. (Z tej samej strony można pobrać jej szczegółową instrukcję obsługi). Obecnie w trakcie wysyłania należy podpisać plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Każda wysyłka dokumentów JPK jest oznaczana na serwerze MF odpowiednim numerem referencyjnym. Posługując się tym numerem, można potem sprawdzać stan jej przetwarzania. Gdy przetwarzanie zakończy się sukcesem – podając numer referencyjny można odebrać i wydrukować UPO.

MF we wrześniu wspominało, że dla MSP zamierza przygotować uproszczenie, które pozwoli im wysyłać JPK_VAT bez podpisu kwalifikowanego. Zamierza jednak opublikować szczegóły dopiero w lutym 2017. Dokumentem, który opisuje szczegóły techniczne tego procesu jest „Specyfikacja interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego”, opublikowana przez MF w lipcu 2016. UWAGA: jest to dokument przeznaczony przede wszystkim dla programistów, którzy tworzą programy do wysyłania plików JPK.

Proszę w takie pole wpisać „N/D” („nie dotyczy”), lub podobny skrót. Dla klasycznych transakcji detalicznych to samo może dotyczyć wymaganych pól z adresem. (W takich transakcjach „na paragon” klient nie jest znany).

MF od lutego informuje, że korekty raportów za 2016 należy wysyłać w nowym formacie, JPK_VAT(2).

Jeżeli jednocześnie ten sam skoroszyt demonstracyjny bez problemu otwiera się w jakiejś późniejszej wersji Excela (np. 2010, 2013, 2016) – to znaczy, że ten Excel 2007 wymaga aktualizacji. Należy zainstalować SP3 dla Office 2007, dostępny na stronach Microsoft.