Rewolucja w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów - Nowe przepisy od 2026 roku zmieniają wszystko

Ministerstwo Finansów opublikowało przełomowe rozporządzenie z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które fundamentalnie zmieni sposób prowadzenia ewidencji podatkowej przez małych i średnich przedsiębiorców. Nowe przepisy, obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku, wprowadzają cyfrową rewolucję w księgowości uproszczonej.

Koniec z papierową PKPiR - tylko forma elektroniczna

Największą zmianą wprowadzaną przez nowe rozporządzenie jest całkowite wykluczenie możliwości prowadzenia księgi w formie papierowej. Zgodnie z § 5 nowych przepisów, obowiązek zbroszurowania księgi i numerowania kart dotyczy już tylko sytuacji, gdy księga jest prowadzona bez programów komputerowych - co będzie możliwe jedynie w wyjątkowych przypadkach określonych odrębnymi przepisami.

"Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy" - stanowi § 4 rozporządzenia, podkreślając wagę prawidłowego prowadzenia ewidencji.

Nowy wzór PKPiR 2026 - 19 kolumn zamiast 17

Załącznik do rozporządzenia zawiera nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który rozszerza strukturę o dwie dodatkowe kolumny:

• Kolumna nr 3 - przeznaczona na numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
• Kolumna nr 5 - dla wpisania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahenta

Te zmiany mają na celu lepszą integrację z cyfrowymi systemami podatkowymi oraz umożliwienie organom skarbowym skuteczniejszej analizy danych gospodarczych przedsiębiorców.

Uproszczenia w numerowaniu i dokumentacji

Nowe przepisy wprowadzają istotne uproszczenie - zniesiono obowiązek numerowania dokumentów księgowych zgodnie z kolejnością wpisów do PKPiR. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia, kolumna pierwsza służy teraz wyłącznie do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze, co znacznie ułatwi pracę księgowym.

Rozszerzone wymagania dotyczące dowodów księgowych

Nowe rozporządzenie szczegółowo reguluje kwestie dowodów księgowych. Podstawą zapisów w księdze pozostają:

Faktury i dokumenty podstawowe

Zgodnie z § 6 ust. 3, podstawowymi dowodami księgowymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Wszystkie dokumenty muszą być sporządzane w języku polskim i w walucie polskiej.

Dowody specjalne

Rozporządzenie przewiduje również szczególne kategorie dowodów:

• Dowody zmniejszające koszty lub zwiększające przychody zgodnie z art. 22p ustawy PIT
• Dowody wewnętrzne dla określonych kategorii wydatków (§ 8)
• Noty księgowe korygujące zapisy (§ 7)

Nowe zasady spisu z natury

Istotne zmiany dotyczą również sporządzania spisu z natury. Zgodnie z § 20-22 nowego rozporządzenia:

• Spis z natury sporządza się na dzień 1 stycznia, koniec roku podatkowego oraz w przypadku rozpoczęcia działalności
• Podpisuje go wyłącznie właściciel zakładu lub wspólnicy - zniesiono obowiązek podpisywania przez osoby sporządzające
• Do księgi wpisywana jest tylko wartość spisu z natury
• Wyceny należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia spisu

Precyzyjne zasady ewidencjonowania przychodów

Nowe przepisy szczegółowo regulują sposób ewidencjonowania przychodów ze sprzedaży. Zgodnie z § 11, zapisy dokonywane są na podstawie:

• Wystawionych faktur
• Raportów fiskalnych z kas rejestrujących
• Dowodów wewnętrznych wystawianych na koniec dnia
• Zestawień sprzedaży dla przychodów niedokumentowanych fakturami

Kluczowy jest termin do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodów dla zapisów na podstawie faktur i raportów fiskalnych.

Szczególne regulacje dla działalności kantorowej

Rozporządzenie zawiera również specjalne przepisy dla podatników wykonujących działalność kantorową (§ 16), którzy prowadzą ewidencję operacji dewizowych zgodnie z prawem dewizowym. Zapisy w PKPiR dokonują oni na podstawie tej ewidencji.

Modernizacja systemu poprawek i korekt

Nowe przepisy precyzyjnie regulują sposób poprawiania błędów w zapisach. Zgodnie z § 6 ust. 2, stwierdzone błędy poprawia się przez:

• Wpisanie nowej treści zapisu z zachowaniem czytelności błędnego wpisu
• Wprowadzenie dowodów korygujących ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym
• Podpisanie poprawki z datą jej dokonania

Nowe kategorie dowodów wewnętrznych

§ 8 rozporządzenia rozszerza katalog sytuacji, w których można sporządzać dowody wewnętrzne. Obejmują one m.in.:

• Zakup produktów rolnych bezpośrednio od krajowych producentów
• Zakup surowców zielarskich i grzybów leśnych od ludności
• Koszty diet i podróży służbowych
• Opłaty za czynsz, energię, telefon w części dotyczącej działalności gospodarczej
• Zakup paliwa za granicą dokumentowany paragonami

Przygotuj się na zmiany z JPK_PKPiR

W obliczu nadchodzących zmian, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie systemu ewidencji. Przepisy będą wymagać nie tylko prowadzenia księgi w formie elektronicznej, ale także jej okresowego przekazywania organom podatkowym.

Doskonałym rozwiązaniem dla przedsiębiorców przygotowujących się na nowe wymogi jest profesjonalny skoroszyt JPK_PKPiR w formacie Excel, dostępny na platformie iform.pl. Narzędzie to:

• ✅ Generuje pliki JPK w formacie XML za dowolny okres sprawozdawczy
• ✅ Umożliwia weryfikację, edycję i scalanie plików XML z innych źródeł
• ✅ Odpowiada wzorowi PKPiR określonemu w rozporządzeniu MF
• ✅ Zawiera wszystkie wymagane sekcje: nagłówek, dane podmiotu, informacje o dochodzie, spis z natury
• ✅ Wymaga tylko podstawowej znajomości MS Excel
  
  

Terminarz wprowadzania zmian

Warto pamiętać o kluczowych terminach związanych z wdrażaniem nowych przepisów:

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Nowe rozporządzenie podkreśla wagę rzetelnego i niewadliwego prowadzenia księgi. Zgodnie z § 4, księga uznawana jest za rzetelną, gdy dokonywane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Przewidziano jednak pewne tolerancje:

• Błędy w przychodach do 0,5% rocznego przychodu
• Błędy wynikające z nieszczęśliwych wypadków
• Błędy poprawione przed kontrolą skarbową
• Oczywiste omyłki przy posiadaniu właściwych dowodów

Zalety cyfryzacji PKPiR

Przejście na elektroniczną formę prowadzenia księgi niesie ze sobą liczne korzyści:

• Większa precyzja danych dzięki automatyzacji obliczeń
• Lepsza kontrola ze strony organów podatkowych poprzez JPK
• Uproszczenie procesów księgowych dla przedsiębiorców
• Integracja z systemami e-administracji (KSeF, JPK)
• Zmniejszenie ryzyka błędów manualnych

Wyzwania i przygotowania

Wprowadzenie nowych przepisów wymaga od przedsiębiorców:

• Inwestycji w odpowiednie oprogramowanie księgowe
• Szkolenia personelu z nowych procedur
• Przeglądu dotychczasowych procesów ewidencji
• Przygotowania infrastruktury IT dla elektronicznej księgi

Podsumowanie

Nowe rozporządzenie Ministra Finansów z września 2025 roku stanowi przełomowy moment w historii polskiej księgowości uproszczonej. Cyfryzacja PKPiR to nie tylko wymóg prawny, ale także krok w stronę nowoczesnej, efektywnej ewidencji podatkowej.

Przedsiębiorcy mają jeszcze kilka miesięcy na przygotowanie się do zmian. Kluczowe jest wcześniejsze zapoznanie się z nowymi wymogami i przygotowanie odpowiednich narzędzi informatycznych. Skoroszyt JPK_PKPiR dostępny na iform.pl stanowi doskonałe rozwiązanie dla firm szukających profesjonalnego, a jednocześnie przystępnego narzędzia do prowadzenia elektronicznej księgi przychodów i rozchodów.

Warto już dziś rozpocząć przygotowania do nowej rzeczywistości księgowej - przyszłość PKPiR jest cyfrowa!