Sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej

Czym jest sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej?

Sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej to formalny dokument służący raportowaniu przez podmioty udzielające pomocy publicznej wszelkiej udzielonej beneficjentom pomocy. Stanowi załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 października 2025 r. zmieniającego przepisy dotyczące sprawozdań o pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców. Jest ono przekazywane do Prezesa UOKiK (Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów) za pośrednictwem aplikacji SHRIMP lub w wersji papierowej.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (art. 32 i art. 35)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 października 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach
• Wzór dostępny do pobrania w formacie MS Word – aktualny załącznik do rozporządzenia
• Data wejścia w życie: Rozporządzenie weszło w życie dnia 29 listopada 2025 r.
  
  

Kto sporządza sprawozdanie?

Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej sporządzają wszystkie podmioty udzielające pomocy, w szczególności:

• Jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa);
• Organy administracji rządowej;
• Agencje rozwoju, instytucje wspierające przedsiębiorczość;
• Fundusze i programy udzielające dotacji, gwarancji, pożyczek;
• Jednostki sektora finansów publicznych udzielające ulg, zwolnień podatkowych.
  
  

Kiedy trzeba złożyć sprawozdanie?

Sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej należy przekazać do UOKiK w terminie 7 dni od dnia udzielenia pomocy. To obowiązek niezwykle istotny – jego nieprzestrzeganie może skutkować karami administracyjnymi.

Zakresy danych wymaganych w sprawozdaniu

A. Dane podmiotu udzielającego pomocy

• Nazwa i siedziba podmiotu udzielającego pomocy
• NIP, numer KRS (jeśli dotyczy)
• Osoba odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania
  
  

B. Dane beneficjenta pomocy

• Nazwa lub imię i nazwisko beneficjenta
• Numer NIP lub PESEL
• Forma prawna (spółka z o.o., S.A., przedsiębiorca indywidualny itp.)
• Adres siedziby lub zamieszkania
• Wielkość przedsiębiorstwa (mikro, małe, średnie, duże)
• Klasa działalności wg Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)
  
  

C. Dane o pomocy

• Forma pomocy (dotacja, pożyczka, gwarancja, ulga podatkowa, umorzenie itp.)
• Przeznaczenie pomocy
• Kwota – wartość nominalna pomocy
• Kwota – wartość brutto pomocy (z uwzględnieniem podatków i opłat)
• Źródło finansowania pomocy (budżet, fundusze unijne, inne)
• Data udzielenia pomocy
• Symbol aktu prawnego wydanego w związku z udzieleniem pomocy
  
  

D. Podstawa prawna udzielonej pomocy

• Akty normatywne regulujące program, z którego udzielono pomocy
• Decyzje administracyjne
• Umowy zawarte z beneficjentami
• Uchwały organów samorządowych
  
  

E. Informacje dotyczące zaległości

• Informacja, czy beneficjent ma zaległości w opłacaniu świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych
• Wysokość zaległości (jeśli istnieją)
• Data stwierdzenia zaległości
  
  

Nowy wymóg – informacja o zaległościach

Ważną zmianą wprowadzoną rozporządzeniem z października 2025 r. jest obowiązek raportowania informacji o zaległościach przedsiębiorcy w opłacaniu świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych (np. podatki, składki ZUS, opłaty publiczne).

Przed udzieleniem pomocy, podmiot powinien sprawdzić, czy beneficjent nie zalega ze świadczeniami publicznymi, a następnie wykazać to w sprawozdaniu.

Sposób raportowania

Elektronicznie – System SHRIMP

• Aplikacja SHRIMP umożliwia elektroniczne przesyłanie sprawozdań do UOKiK
• System automatycznie weryfikuje poprawność danych
• Generuje potwierdzenie przyjęcia sprawozdania
• Umożliwia raportowanie zbiorcze dla wielu beneficjentów
  
  

Papierowo – formularz MS Word

• Formularz drukuje się z załącznika do rozporządzenia
• Wypełnia się czarnym lub niebieskim atramentem
• Podpisuje się przez osobę upoważnioną
• Opatruje pieczęcią podmiotu udzielającego
• Przesyła do UOKiK tradycyjną pocztą lub osobiście
  
  

Instrukcja wypełniania formularza

• Wydruk: Wykorzystuj zawsze aktualny wzór z załącznika do rozporządzenia (dostępny w MS Word)
• Kompletność danych: Wszystkie pola obowiązkowe muszą być wypełnione – brak danych skutkuje zwróceniem sprawozdania
• Dokładność: Szczególnie uważaj na prawidłowość NIP, PESEL, klasy PKD beneficjenta
• Podpis i pieczęć: Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę upoważnioną i opatrzone pieczęcią podmiotu
• Kopie: Przechowaj kopię dla własnej dokumentacji i potwierdzenie dostarczenia do UOKiK
  
  

Przypadki, w których sprawozdanie NIE jest konieczne

Sprawozdanie nie jest wymagane w przypadku:

• Pomocy o wartości poniżej określonych limitów (zgodnie z przepisami o pomocy de minimis lub małymi projektami)
• Pomocy publicznej udzielanej we wskazanych branżach z wyłączeniami (np. niektóre sektory transportu)
• Pomocy, dla której obowiązek raportowania jest regulowany odrębnymi przepisami

Warto jednak sprawdzić aktualne przepisy dotyczące konkretnego programu lub rodzaju pomocy.

Konsekwencje nieprawidłowości

Nieprzestrzeganie obowiązku złożenia sprawozdania lub złożenie sprawozdania zawierającego fałszywe dane może skutkować:

• Karą administracyjną nałożoną przez Prezesa UOKiK
• Wznowieniem postępowania dotyczącego udzielonej pomocy
• Zobowiązaniem do zwrotu pomocy w razie stwierdzenia nieprawidłowości
• Wpisem do rejestru podmiotów niezgodnych z wymogami prawa
• Odpowiedzialnością karną (jeśli fałsz jest świadomy i celowy)
  
  

Praktyczne wskazówki dla podmiotów udzielających pomocy

• Zaplanuj procedury: Wdrożyć procedury zapewniające złożenie sprawozdania w ciągu 7 dni od udzielenia pomocy
• Zbieraj dane: Od momentu podpisania umowy o pomocy zbierz wszystkie niezbędne informacje o beneficjencie
• Sprawdzaj zaległości: Przed udzieleniem pomocy sprawdź zaległości beneficjenta w systemach publicznych
• Przechowuj dokumenty: Trzymaj kopię sprawozdania i potwierdzenia dostarczenia do UOKiK przez minimum 10 lat
• Edukuj pracowników: Szkolenie pracowników ds. zakresu informacji wymaganych w sprawozdaniu