Arkusz spisu z natury - uniwersalny

Czym jest arkusz spisu z natury?

Arkusz spisu z natury to dokument wewnętrzny jednostki służący do poświadczenia przeprowadzenia spisu natury składników aktywów trwałych i obrotowych. Dokument zawiera informacje o przeprowadzonym inwentarzu i jego wynikach. Może być związany ze sprawdzeniem środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów, towarów lub innych składników mienia jednostki. Wzór zalicza się do dokumentacji objętej szczególnymi zasadami ewidencji – wpisy na arkuszach muszą być dokonywane w sposób trwały i rzetelny, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kiedy sporządzić spis z natury?

Arkusz spisu z natury należy przygotować w następujących sytuacjach:

• Na koniec roku podatkowego – obowiązkowy spis dla celów sprawozdawczości rocznej;
• Na początek roku podatkowego – sprawdzenie stanu zasobów na dzień otwarcia);
• Przy rozpoczęciu działalności – ustalenie początkowego stanu zasobów;
• W momencie likwidacji działalności – ostateczne rozliczenie zasobów;
• Przy zmianie wspólnika – dokumentowanie stanu aktywów;
• Na polecenie naczelnika urzędu skarbowego – sprawdzenie stanu mienia podatnika;
• Przy podejrzeniu niedoborów lub nadwyżek – szybka weryfikacja rzeczywistych zasobów.
  
  

Elementy stałe arkusza spisu z natury

Sekcja identyfikacyjna

• Rodzaj inwentaryzacji – określenie, jaki rodzaj spisu jest przeprowadzany (pełny, wybiórczy, doraźny);
• Sposób prowadzenia spisu – metoda przeprowadzenia inwentaryzacji;
• Data rozpoczęcia i zakończenia – okres, w którym prowadzony był spis;
• Jednostka organizacyjna – nazwa i adres organizacji, której dotyczy spis.

Skład komisji inwentaryzacyjnej

• Członkowie komisji – imiona, nazwiska i funkcje osób przeprowadzających spis;
• Zespół spisujący – pracownicy odpowiedzialni za fizyczne zliczenie;
• Inne osoby obecne – pracownicy jednostki lub przedstawiciele zainteresowani w spisie;
• Podpisy – potwierdzenie udziału wszystkich osób w procesie.

Potwierdzenia i zatwierdzenia

• Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej – potwierdzenie przejęcia i odpowiedzialności;
• Pieczęć jednostki – autentykacja dokumentu;
• Stanowisko i data – oficjalne zatwierdzenie spisu.
  
  

Funkcjonalności uniwersalnego arkusza w MS Excel

Elastyczność i dostosowanie

• Dowolna ilość pozycji spisu – arkusz można zastosować dla spisu z kilkoma pozycjami lub dla dużego magazynu z tysiącami towarów;
• Automatyczne dodawanie wierszy – użytkownik wskazuje potrzebną ilość wierszy, które są automatycznie generowane w arkuszu;
• Usuwanie wierszy – możliwość szybkiego usunięcia niepotrzebnych linii spisu;
• Uniwersalny dla każdego typu zasobów – można go używać dla środków trwałych, materiałów, towarów, urządzeń itp.

Automatyczne obliczenia i funkcje kalkulacyjne

• Automatyczne obliczenie ilości pozycji – program sam zlicza liczbę wpisanych pozycji spisu;
• Obliczanie wartości netto – automatyczne przeliczanie wartości netto dla każdej pozycji (ilość × cena jednostkowa);
• Sumowanie wartości łącznej – automatyczne obliczanie wartości netto wszystkich składników aktywów trwałych i obrotowych;
• Wpisywanie kwoty słownie – funkcja konwertująca wartość liczbową na zapis słowny (np. „pięćdziesiąt tysięcy złotych");
• Aktualizacja w czasie rzeczywistym – wszystkie wartości przeliczają się automatycznie po wpisaniu danych.
  
  

Opcje eksportu i wydruku

• Zapis do formatu PDF – możliwość konwersji spisu do pliku PDF do archiwizacji i przesyłania;
• Drukowanie bezpośrednie – opcja wydruku arkusza z ustawieniami optymalnymi dla papieru A4;
• Zachowanie formatowania – wszystkie kolory, ramki i liczby zachowują formatowanie zarówno w formacie PDF, jak i w wydruku;
• Możliwość druku całego dokumentu lub wybranych stron – elastyczność w wyborze zawartości do druku.
  
  

Struktura arkusza spisu z natury

Główne kolumny arkusza

• Lp. (numer pozycji) – automatyczne numerowanie pozycji spisu;
• Nazwa/opis przedmiotu spisu – szczegółowy opis materiału, towaru, urządzenia;
• Jednostka miary – szt., kg, m, m², itp.;
• Ilość zliczona (rzeczywista) – wynik spisu z natury;
• Cena jednostkowa netto – wartość jednostkowa pozycji;
• Wartość netto – automatyczne obliczenie (ilość × cena);
• Uwagi – dodatkowe informacje, przyczyna różnicy, stan przedmiotu;
  
  

Zasady wyceny spisu z natury

Ogólne zasady wyceny remanentu

• Cena nabycia lub koszt wytworzenia – podstawowa metoda wyceny;
• Cena bieżąca rynkowa – w przypadku towaru handlowego;
• Wartość pomniejszona – jeśli nastąpiła trwała utrata wartości;
• Zerowy spis – przedmioty o wartości poniżej granicznej mogą być wpisane jako wartość zerowa.
  
  

Szczególne zasady wyceny

• Pomniejszenie wartości – wynikające ze stanu technicznego, zużycia, dostępności na rynku;
• Dobra uszkodzone – wycena ze znacznym pomniejszeniem;
• Części zamienne do zlikwidowanych urządzeń – wycena obniżona lub zerowa;
• Materiały zastałe – obniżona wycena handlowa.

Procedura sporządzania spisu

Fazy procedury

1. Przygotowanie – ustalenie składu komisji, terminu i zakresu spisu;
2. Przeprowadzenie spisu z natury – fizyczne zliczenie i weryfikacja zasobów;
3. Wpisywanie danych do arkusza – wprowadzenie wyników zliczenia do formularza;
4. Analiza różnic – sprawdzenie rozbieżności między ewidencją a rzeczywistością;
5. Zatwierdzenie – podpisy członków komisji i osoby odpowiedzialnej;
6. Archiwizacja – przechowanie dokumentu zgodnie z wymogami prawa.
   
   

Dokumentacja i ewidencja

Wzór arkusza spisu z natury zalicza się do dokumentacji księgowej, którą jednostka jest zobowiązana przechowywać przez okres:

• 5 lat – liczony od końca roku, w którym dokument powstał;
• W formie oryginału lub kopii – zgodnie z wytycznymi rachunkowości;
• W porządku chronologicznym – wraz z innymi dokumentami do spisu.
  
  

Wymagane egzemplarze arkusza

Arkusz spisu z natury powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach jednakowych:

• Oryginał – do zarchiwizowania w dokumentacji księgowej jednostki;
• Kopia – przekazywana osobom odpowiedzialnym za przechowywanie składników aktywów.
  
  

Praktyczne zastosowania arkusza

Spis materiałów i towarów

Arkusz sprawdza się idealnie do rejestracji zasobów magazynowych, umożliwiając szybkie porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym.

Inwentaryzacja środków trwałych

Szczególnie przydatny dla organizacji posiadających duże zasoby urządzeń i maszyn wymagające systematycznego sprawdzenia.

Spis likwidacyjny

Podczas zamykania działalności arkusz ułatwia ostateczne rozliczenie i dokumentację wszystkich zasobów.

Spis śledczy

Przy poleceniu urzędu skarbowego, arkusz służy do oficjalnej dokumentacji stanu mienia podatnika.

Podsumowanie

Arkusz spisu z natury – uniwersalny wzór w MS Excel to kompleksowe narzędzie do prowadzenia inwentaryzacji wszelkich rodzajów zasobów – od materiałów i towarów po urządzenia i maszyny. Dzięki automatycznym obliczeniom, elastyczności w dostosowaniu liczby pozycji oraz funkcjom eksportu do PDF i wydruku, arkusz znacznie ułatwia pracę komisji inwentaryzacyjnej. Dokument spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące dokumentacji księgowej i może być stosowany dla spisu z natury prowadzonego na koniec roku, na polecenie urzędu, czy podczas likwidacji działalności. Jeden uniwersalny formularz zastępuje potrzebę tworzenia osobnych arkuszy dla każdego typu inwentaryzacji.