ZAW-FA

ZAW-FA (3) Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-Faktur

stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Wzór ZAW-FA (2) obowiązuje do 31.01.2026 r.
Wzór ZAW-FA (3) obowiązuje do 01.02.2026 r.

Cel i Funkcja Formularza

Formularz ZAW-FA(3) stanowi wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to dokument urzędowy składany podatnikom i podmiotom niebędącym osobami fizycznymi, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Formularz jest przeznaczony do składania do właściwego naczelnika urzędu skarbowego i reguluje warunki, na jakich osoby uprawnione mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania, odbierania i przechowywania elektronicznych faktur strukturyzowanych.

Podstawa Prawna

Formularz ZAW-FA(3) określony jest w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025, poz. 1815), wydanego na podstawie art. 106r ustawy o podatku od towarów i usług.

Podmioty Zobowiązane do Złożenia Zawiadomienia

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF składają:

• Podatnicy będący osobami fizycznymi – nadający lub odbierający uprawnienia osobie fizycznej;
• Podmioty niebędące osobami fizycznymi – nieposiadające możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną;
• Organy egzekucyjne – w przypadku spraw egzekucji administracyjnej;
• Podatnicy zgłaszający dane unikalne – powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej (SHA-256).

Struktura Formularza ZAW-FA(3)

Część A: Miejsce i Cel Składania

• Pole 5 – Właściwy naczelnik urzędu skarbowego (miejsce składania)
• Pole 6 – Cel złożenia formularza (cztery opcje do zaznaczenia):
  • Nadanie uprawnień;
  • Odebranie uprawnień;
  • Odebranie wszelkich nadanych uprawnień;
  • Zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
    
    

Część B: Dane Podatnika lub Podmiotu Składającego Zawiadomienie

Ta sekcja wymaga podania podstawowych informacji identyfikacyjnych i kontaktowych podatnika:

• Pola 7 – Rodzaj podmiotu (trzeba zaznać odpowiednią opcję):
  • Podmiot niebędący osobą fizyczną;
  • Organ egzekucyjny;
  • Osoba fizyczna.
• Pole 8 – Nazwa pełna (dla podmiotów niebędących osobą fizyczną) lub Nazwisko i pierwsze imię (dla osób fizycznych);
• Pole 9 – Telefon (dane nieobowiązkowe);
• Pole 10 – Adres e-mail (dane obowiązkowe) – podatnik otrzyma na ten adres powiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień.

Część C: Dane Osoby Uprawnionej do Korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Zawiera dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby fizycznej, której chce się nadać uprawnienia lub której uprawnienia chce się odebrać:

• Pola 11–12 – Rodzaj i numer identyfikatora podatkowego (NIP, PESEL lub brak identyfikatora dla nierezydentów);
• Pola 13–14 – Nazwisko i pierwsze imię;
• Pole 15 – Data urodzenia (wymagana dla osób bez identyfikatora);
• Pola 16–18 – Dane dokumentu potwierdzającego tożsamość (rodzaj, numer, seria, kraj wydania) – wymagane dla nierezydentów;
• Pole 19 – Telefon osoby uprawnionej (dane nieobowiązkowe);
• Pole 20 – E-mail osoby uprawnionej (dane obowiązkowe) – osoba otrzyma powiadomienie o nadaniu uprawnień.

Część D: Zgłoszenie Danych Unikalnych Powiązanych z Certyfikatem

Sekcja przeznaczona dla podatników zgłaszających dane unikalne (odcisk palca certyfikatu SHA-256) powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej, które nie zawierają numeru NIP lub PESEL.

• Pole 21 – Dane unikalne powiązane z certyfikatem (64 znaki szesnastkowe – odcisk palca SHA-256)

Część E: Podpis Podatnika, Podmiotu lub Osoby Reprezentującej

Zawiadomienie musi być podpisane przez podatnika (podmiot) lub osobę do tego reprezentującą. Formularz przewiduje miejsce na maksymalnie 4 podpisy. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 4 osób) należy złożyć dodatkowy formularz ZAW-FA.

• Pola 22–37 – Dane osób podpisujących (nazwisko, imię, stanowisko/funkcja, podpis)
  
  

Warunki i Ograniczenia

Procedura Składania i Potwierdzenia

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Złożenie zawiadomienia jest potwierdzone przez e-Urząd Skarbowy poprzez urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Informacja o statusie zawiadomienia jest udostępniana podatnikowi na podany w formularzu adres poczty elektronicznej.

Terminy Potwierdzenia Uprawnień

Potwierdzenie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej możliwości nadania lub odebrania uprawnień do KSeF na podstawie zawiadomienia jest przekazywane na adres e-mail podatnika w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez podatnika urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Data Wejścia w Życie

Formularz ZAW-FA(3) i cały system uprawnień do KSeF określony rozporządzeniem wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Data obowiązkowego stosowania: Wszystkie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur, złożone od 1 lutego 2026 r., muszą być sporządzane przy użyciu wzoru ZAW-FA(3) określonego w rozporządzeniu.

Przejście ze Starego Systemu

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1815) zastępuje poprzednie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. (Dz.U. poz. 2481, z 2022 r. poz. 2667 oraz z 2023 r. poz. 1760), które traci moc z dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia.

Do 31 grudnia 2026 r. do uwierzytelniania się w KSeF może służyć ciąg znaków alfanumerycznych z poprzedniego systemu, jednak niemożliwe będzie wytworzenie nowego certyfikatu KSeF.

Do 31 marca 2026 r. do uwierzytelniania może również służyć podpis zaufany.

Dodatkowe Uwagi

Formularz ZAW-FA(3) jest obowiązkowy dla wszystkich podatników i podmiotów niemających możliwości uwierzytelniania się innymi sposobami (kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, środek identyfikacji elektronicznej) w Krajowym Systemie e-Faktur.

Prawidłowe wypełnienie wszystkich wymaganych pól i podanie dokładnych danych kontaktowych (szczególnie adresu e-mail) jest kluczowe dla prawidłowego przebiegu procedury nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z systemu.

Data wejścia w życie: 1 luty 2026 r.
Podstawa prawna: Dz.U. 2025, poz. 1815