ZUS OSW

ZUS OSW

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych stanowi załącznik nr 23 do obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów

📝 Aktywny formularz ZUS OSW pobierz w formacie PDF.

Złożenie oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportów informacyjnych, skraca okres, przez który przechowujesz akta pracownicze, z 50 do 10 lat.
Jeśli złożysz oświadczenie ZUS OSW, to wyrazisz zamiar przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA, za wszystkich pracowników i ubezpieczonych, których zatrudniasz
na podstawie: umowy agencyjnej, umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Opis Formularza ZUS OSW - Oświadczenie o Zamiarze Przekazania Raportów Informacyjnych

Formularz ZUS OSW służy do oświadczenia zamiaru przekazania raportów informacyjnych w celu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to dokument powiązany z raportami informacyjnymi ZUS RIA, który umożliwia pracodawcom zmniejszenie obowiązków archiwalnych.

Zastosowanie Formularza

Formularz ZUS OSW wypełnia się w celu:

• Oświadczenia zamiaru przekazania raportów informacyjnych - dla skrócenia okresu przechowywania akt
• Odwołanie wcześniej złożonego oświadczenia - przed złożeniem pierwszego raportu ZUS RIA

Cel Złożenia Oświadczenia

Podstawowym celem ZUS OSW jest umożliwienie skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej:

• Z 50 lat do 10 lat - dla pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018
• Automatycznie 10 lat - dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku

Kto Składa Formularz

Oświadczenie składają płatnicy składek (pracodawcy), którzy:

• Zatrudniali pracowników w okresie 1999-2018
• Współpracowali ze zleceniobiorcami w okresie 1999-2018
• Chcą skrócić okres przechowywania ich dokumentacji do 10 lat

Kogo Dotyczy Oświadczenie

Oświadczenie obejmuje wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1999-2018 na podstawie:

• Umów o pracę
• Umów zlecenia
• Umów agencyjnych
• Innych umów o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu)

Terminy

Złożenie Oświadczenia

Formularz ZUS OSW można złożyć w dowolnym momencie - nie ma określonego terminu obowiązkowego.

Konsekwencje Złożenia

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW płatnik zobowiązuje się do przekazania raportów ZUS RIA:

• W ciągu 1 roku - dla pracowników wyrejestrowanych przed złożeniem OSW
• W ciągu 7 dni od wyrejestrowania - dla pracowników wyrejestrowanych po złożeniu OSW

Struktura Formularza

I. Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Dane zgodne z formularzem zgłoszeniowym płatnika (ZUS ZFA/ZPA):

• NIP, REGON - podstawowe identyfikatory
• PESEL - dla osób fizycznych
• Nazwa skrócona - dla osób prawnych
• Nazwisko, imię - dla osób fizycznych

II. Oświadczenie

Płatnik składek zaznacza odpowiednią opcję:

• "Oświadczam, że zamierzam przekazać raporty informacyjne" - pierwotne złożenie
• "Odwołuję oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych" - wycofanie oświadczenia

III. Podpis i Data

Data wypełnienia formularza i podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej.

Sposób Składania

• Elektronicznie przez Portal PUE ZUS - z podpisem elektronicznym
• Przez ePUAP - jeśli placówka ZUS ma adres ePUAP
• Osobiście w placówce ZUS - właściwej dla miejsca wykonywania działalności
• Pocztowo - listem poleconym

Warunki Odwołania Oświadczenia

Oświadczenie ZUS OSW można odwołać tylko pod warunkiem, że:

• Nie został jeszcze złożony pierwszy raport informacyjny ZUS RIA
• Odwołanie składa się na tym samym formularzu ZUS OSW

Po złożeniu pierwszego raportu ZUS RIA odwołanie oświadczenia nie jest już możliwe.

Obowiązki Płatnika po Złożeniu OSW

Wobec Pracowników

Płatnik musi przekazać pracownikom:

• Informację o złożeniu oświadczenia ZUS OSW
• Pouczenie o możliwości wystąpienia o wydanie zaświadczenia o okresach zatrudnienia i wynagrodzeniu

Wobec Zleceniobiorców

Płatnik musi przekazać zleceniobiorcom:

• Informację o złożeniu oświadczenia ZUS OSW
• Pouczenie o możliwości wystąpienia o wydanie dokumentów dotyczących współpracy

Składanie Raportów ZUS RIA

Po złożeniu OSW płatnik zobowiązany jest do przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę zatrudnionego w okresie 1999-2018.

Przypomnienia Systemowe

Po złożeniu ZUS OSW system automatycznie przypomina o obowiązku złożenia raportów ZUS RIA: