Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR)

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie fundamentalne zmiany w prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Zgodnie z najnowszym rozporządzeniem Ministra Finansów z września 2025 roku, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wykorzystania nowego wzoru księgi oraz prowadzenia jej wyłącznie w formie elektronicznej.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia PKPiR 2026

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów według nowego wzoru dotyczy:

• Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
• Przedsiębiorstw w spadku;
• Spółek cywilnych osób fizycznych;
• Spółek jawnych osób fizycznych;
• Spółek partnerskich.

Wszyscy wymienieni podatnicy muszą prowadzić księgę zgodnie z nowym wzorem ustanowionym w załączniku do rozporządzenia, rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Najważniejsze zmiany w PKPiR 2026

Elektroniczna forma prowadzenia

Największą nowością jest obowiązek prowadzenia księgi wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. Koniec z papierowymi wersjami czy prowadzeniem w zwykłych arkuszach kalkulacyjnych. Nowe przepisy wymagają wykorzystania oprogramowania księgowego.

Rozszerzony wzór księgi

Nowy wzór PKPiR 2026 zawiera 19 kolumn zamiast dotychczasowych 17. Dodano dwie kluczowe kolumny:

• Kolumna nr 3 – do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
• Kolumna nr 5 – dla identyfikatora podatkowego kontrahenta (NIP)

Uproszczone zasady dokumentowania

Zniesiono obowiązek numerowania dokumentów księgowych zgodnie z kolejnością wpisów do PKPiR. Kolumna pierwsza służy teraz wyłącznie do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze.

Wymogi dotyczące dowodów księgowych

Podstawą zapisów w księdze pozostają dowody księgowe, którymi są:

• Faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne;
• Dowody zmniejszające koszty lub zwiększające przychody zgodnie z art. 22p ustawy PIT;
• Inne dokumenty wskazane w przepisach, zawierające wszystkie wymagane dane.

Wszystkie dowody księgowe muszą być sporządzane w języku polskim i w walucie polskiej. W przypadku dokumentów w walutach obcych konieczne jest przeliczenie na złote zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym.

Spis z natury – uproszczone procedury

Od 2026 roku spis z natury podpisuje wyłącznie właściciel zakładu lub wspólnicy. Nie ma już obowiązku podpisywania przez osoby sporządzające spis. Do księgi wpisywana jest tylko wartość spisu z natury.

Zasady prowadzenia księgi

Rzetelność i niewadliwość

Księga jest uznawana za rzetelną i niewadliwą, gdy:

• Zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
• Niewpisane lub błędne przychody nie przekraczają 0,5% rocznego przychodu,
• Błędy zostały poprawione przed kontrolą skarbową,
• Braki wynikają z nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego.

Poprawki i korekty

Stwierdzone błędy poprawia się przez:

• Wpisanie nowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
• Wprowadzenie dowodów korygujących ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym,
• Podpisanie poprawki z datą jej dokonania.

Ewidencja przychodów i kosztów

Przychody ze sprzedaży

Zapisy dotyczące przychodów dokonywane są na podstawie:

• Wystawionych faktur
• Raportów fiskalnych z kas rejestrujących
• Dowodów wewnętrznych lub zestawień sprzedaży

Terminy wpisów: do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodów.

Wydatki i koszty

Wszystkie wydatki wpisywane są zgodnie z zasadami potrącania kosztów określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Szczególne zasady dotyczą:

• Zakupu materiałów podstawowych i towarów handlowych
• Kosztów podróży służbowych i diet
• Opłat za media w części dotyczącej działalności gospodarczej
  
  

Przygotuj się na zmiany już dziś

Nowe przepisy dotyczące PKPiR 2026 wprowadzają istotne zmiany w sposobie prowadzenia ewidencji podatkowej. Wykorzystanie odpowiedniego narzędzia jest kluczowe dla prawidłowego wypełniania obowiązków podatkowych.

Podsumowanie najważniejszych terminów

• 1 stycznia 2026 – wejście w życie nowego wzoru PKPiR
• Do 20. dnia miesiąca – termin wpisów przychodów do księgi
• Dziennie po zakończeniu dnia – terminy wpisów dla niektórych dowodów wewnętrznych
• Do 14 dni – termin sporządzenia wyceny spisu z natury

Pamiętaj, że prawidłowe prowadzenie PKPiR to nie tylko obowiązek prawny, ale także podstawa do prawidłowego rozliczania podatków i optymalizacji kosztów podatkowych Twojej działalności gospodarczej.