Dowód wewnętrzny

Podstawą dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów (ryczałt) są faktury i rachunki. Jednak nie tylko. Przepisy dopuszczają w niektórych sytuacjach wykorzystać inne dowody księgowe. Jednym z nich jest dowód wewnętrzny.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje katalog wydatków, które mogą być udokumentowane właśnie dowodem wewnętrznym.

Wśród nich wyróżnia:

1) zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7) wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłaty sądowe i notarialne;

9) wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w §12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Nie każdy zatem zakup towaru można udokumentować dowodem wewnętrznym, a jedynie ten, których spełnia charakter wydatków wymienionych bezpośrednio w treści rozporządzenia.

 Przepisy rozporządzenia wskazują również, że dowody wewnętrzne powinny zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. A zatem na dowodzie wewnętrznym powinien się znaleźć również podpis przedsiębiorcy - to zwykle on w prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej dokonuje zakupów firmowych.