Wprowadzenie – aktualizacja przepisów 2026

Jednolity tekst rozporządzenia w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych został ogłoszony w Dzienniku Ustaw 2026 poz. 8. Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 16 grudnia 2025 roku konsoliduje przepisy obowiązujące od 23 grudnia 2014 roku, uwzględniając zmiany wprowadzone rozporządzeniem z września 2024 roku. Aktualne regulacje określają kompleksowy tryb postępowania w sprawach refundacji ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. ​

Katalog kosztów kwalifikujących się do refundacji

Adaptacja infrastruktury zakładu pracy

Pracodawcy mogą uzyskać zwrot nakładów poniesionych na dostosowanie przestrzeni biurowej i produkcyjnej do potrzeb zatrudnionych osób z ograniczoną sprawnością. Finansowaniu podlegają wydatki na materiały budowlane, roboty konstrukcyjne oraz zakup środków trwałych stanowiących wyposażenie pomieszczeń. Kluczowym warunkiem jest przystosowanie stanowisk pracy w sposób umożliwiający wykonywanie powierzonych czynności na poziomie porównywalnym z pracownikami pełnosprawnymi. ​

Zakup i adaptacja specjalistycznego sprzętu

Zakres refundacji obejmuje nabycie oraz modyfikację urządzeń ułatwiających osobom z dysfunkcjami wykonywanie obowiązków zawodowych lub poruszanie się po terenie zakładu. Dofinansowanie dotyczy także zakupu licencji na oprogramowanie komputerowe oraz technologii asystujących zaprojektowanych specjalnie dla użytkowników niepełnosprawnych. Wartość kosztów kwalifikowanych pomniejsza się o równowartość standardowego wyposażenia, które zostałoby nabyte dla pracownika bez orzeczenia o niepełnosprawności.
​

Zatrudnienie personelu wspierającego

System refundacji przewiduje zwrot wynagrodzeń pracowników asystujących osobom niepełnosprawnym w zakresie czynności ułatwiających komunikację oraz zadań trudnych do samodzielnej realizacji. Koszt kwalifikowany stanowi wyłącznie część wynagrodzenia za czas faktycznie poświęcony na świadczenie pomocy. Maksymalna liczba godzin pomocy nie może przekraczać 20% całkowitego czasu pracy asystenta w danym miesiącu. ​

Szkolenia personelu asystującego

Pracodawcy uzyskują kompensatę wydatków poniesionych na przeszkolenie pracowników pomagających osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności. Szkolenia muszą dotyczyć metod komunikacji alternatywnej oraz technik wspierania wykonywania obowiązków zawodowych. Maksymalna kwota zwrotu za jedno szkolenie nie może przekroczyć wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. ​

Badania medycyny pracy

Finansowaniu podlegają specjalistyczne badania przeprowadzane przez służby medycyny pracy w celu określenia niezbędnych modyfikacji stanowiska pracy. Ocena lekarska obejmuje identyfikację wymaganych elementów wyposażenia, zakresu obowiązków oraz konieczności adaptacji pomieszczeń. Zwrot kosztów rozpoznania potrzeb jest możliwy wyłącznie w połączeniu z przyznaniem refundacji na adaptację lub zakup odpowiedniego sprzętu. ​

Kryteria formalne dla pracodawców ubiegających się o wsparcie

Zobowiązanie czasowe

Podstawowym wymogiem jest pisemne zobowiązanie pracodawcy do zatrudniania osoby niepełnosprawnej przez minimum 36 miesięcy. Okres ten dotyczy refundacji kosztów adaptacji pomieszczeń, zakupu urządzeń, oprogramowania oraz przeprowadzenia badań medycznych. Warunek ten nie obowiązuje w przypadku zwrotu wynagrodzeń pracowników asystujących oraz kosztów ich szkoleń. ​

Złożenie wniosku według wzoru

Właściwy formularz Wn-KZ składa się w czterech częściach dostosowanych do rodzaju wnioskowanego wsparcia. Część pierwsza zawiera dane ewidencyjne pracodawcy oraz ogólne informacje o wniosku. Części drugą, trzecią i czwartą wypełnia się odpowiednio dla kosztów infrastrukturalnych, wynagrodzeń personelu wspierającego oraz szkoleń. ​

Procedura aplikacyjna krok po kroku

Miejsce składania dokumentacji

Wnioski trafiają do starosty właściwego ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, lokalizację siedziby lub zamieszkania pracodawcy. W sytuacji gdy pracodawcą jest sam starosta, wniosek kierowany jest bezpośrednio do Prezesa Zarządu PFRON. Wyjątek stanowią wnioski dotyczące osób zarejestrowanych jako bezrobotne – wtedy właściwość określa miejsce ich rejestracji. ​

Dokumentacja wymagana do wniosku

Do formularza należy dołączyć aktualne zaświadczenia potwierdzające dane pracodawcy (maksymalnie 30 dni przed złożeniem). Wymagane są także: ​ Informacja o otrzymanej pomocy publicznej lub oświadczenie o jej nieotrzymaniu Kopia dokumentu poświadczającego tytuł prawny do nieruchomości (przy adaptacji pomieszczeń) Zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS o niezaleganiu w płatnościach Informacja o doświadczeniu personelu zaangażowanego w produkcję

Weryfikacja formalna wniosku

Starosta sprawdza kompletność i poprawność dokumentacji w terminie 14 dni od otrzymania. W przypadku stwierdzenia braków wzywa pracodawcę do uzupełnień, wyznaczając dodatkowe 14 dni. Termin korygowania nieprawidłowości podlega przedłużeniu na uzasadniony wniosek, jeśli przyczyny opóźnienia leżą poza kontrolą wnioskodawcy. Niedotrzymanie terminu skutkuje pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia. ​

Ocena merytoryczna i decyzja

Przy rozpatrywaniu wniosku bierze się pod uwagę wysokość dostępnych środków PFRON w danym roku oraz kondycję finansową pracodawcy gwarantującą 36-miesięczne zatrudnienie. Uwzględnia się również potrzeby lokalnego rynku pracy oraz przewidywaną wysokość kosztów. Informacja o sposobie rozpatrzenia wniosku musi zostać przekazana pisemnie w ciągu 30 dni od otrzymania kompletnej dokumentacji, lecz nie wcześniej niż po podjęciu uchwały przez radę powiatu. ​

Zawieranie umowy o refundację

Negocjacje warunków umownych

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku starosta wzywa pracodawcę do negocjacji szczegółów kontraktu. Rozmowy muszą zakończyć się w terminie 14 dni od doręczenia wezwania. W ciągu kolejnych 14 dni od zakończenia negocjacji następuje formalne podpisanie umowy określającej prawa i obowiązki stron. ​

Elementy obligatoryjne umowy

Dokument musi zawierać zobowiązanie starosty do wypłaty uzgodnionej kwoty oraz co najmniej jednokrotnej weryfikacji prawidłowości realizacji warunków umownych. Pracodawca zobowiązuje się do poniesienia wskazanych kosztów, udokumentowania realizacji na wezwanie oraz informowania o wszelkich zmianach w terminie 7 dni. Umowa określa także okres jej obowiązywania oraz szczegółowy sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków. ​

Zapisy szczegółowe zależne od rodzaju wsparcia

Dla adaptacji pomieszczeń umowa precyzuje zakres prac, termin zakończenia oraz liczbę przystosowywanych stanowisk z wyszczególnieniem elementów wyposażenia. W przypadku zakupu sprzętu wskazuje się zakres jego adaptacji i specyfikację urządzeń. Umowy dotyczące zatrudnienia asystentów określają maksymalną liczbę godzin miesięcznych pomocy, zaś kontrakty szkoleniowe – zakres tematyczny, termin oraz listę uczestników. ​

Rozliczenie otrzymanych środków

Dokumentacja kosztów infrastrukturalnych

Pracodawca przedkłada staroście listę pracowników objętych refundacją wraz z zestawieniem poniesionych wydatków. Zestawienie musi zawierać faktury, rachunki oraz dowody zapłaty – należy je przedłożyć w terminie 7 dni od poniesienia ostatniego kosztu. W sytuacji zakupu używanego sprzętu lub wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie wymagana jest ocena techniczna rzeczoznawcy wraz z wyceną (koszty ekspertyzy ponosi pracodawca). ​

Rozliczanie wynagrodzeń personelu wspierającego

Zestawienie kosztów płacy wraz z dowodem wypłaty wynagrodzenia asystenta składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty. Do dokumentacji dołącza się zaświadczenie lekarskie o zasadności udzielania pomocy pracownikowi niepełnosprawnemu oraz kopie umów o pracę potwierdzające, że zakres obowiązków pracowników obejmuje świadczenie asysty. ​

Dokumentowanie wydatków szkoleniowych

Zestawienie kosztów szkolenia przekazuje się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia całkowitych wydatków. Wymaga się także kopii dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia przez uczestników. Brak przedłożenia wymaganych dokumentów w terminie 6 miesięcy od zawarcia umowy powoduje jej automatyczne wygaśnięcie. ​

Kontrola stanowisk pracy

W ciągu 7 dni od doręczenia dokumentacji dotyczącej adaptacji lub zakupu wyposażenia starosta występuje do Państwowej Inspekcji Pracy o opinię. Inspekcja ocenia przystosowanie stanowisk oraz spełnienie wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy. Pozytywna opinia jest warunkiem koniecznym wypłaty refundacji. ​

Wypłata środków finansowych

Terminy przekazania refundacji

Starosta przekazuje przyznane środki na rachunek bankowy wskazany we wniosku w ciągu 14 dni od otrzymania pozytywnej opinii PIP (dla kosztów infrastrukturalnych). W przypadku wynagrodzeń asystentów wypłata następuje po dostarczeniu dokumentacji płacowej, lecz nie wcześniej niż po przedłożeniu zaświadczenia lekarskiego i umów o pracę. Refundacja kosztów szkoleń wymaga uprzedniego dostarczenia zestawienia wydatków oraz dokumentów potwierdzających ukończenie kursu. ​

Informacja o pomocy publicznej

Starosta informuje pracodawcę prowadzącego działalność gospodarczą o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego udzielane jest wsparcie. Zwrot kosztów stanowiący pomoc publiczną jest udzielany zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej nr 651/2014 do dnia 30 czerwca 2027 roku. W przypadku pracodawcy będącego starostą, wypłata następuje po uzyskaniu zgody Prezesa Zarządu PFRON. ​

Obliczanie kwot kwalifikowanych

Redukcja o koszty standardowe

Wartość wydatków podlegających refundacji pomniejsza się o równowartość analogicznych kosztów, które zostałyby poniesione przy zatrudnieniu osoby pełnosprawnej. Mechanizm ten dotyczy zakupu materiałów budowlanych, środków trwałych, robót konstrukcyjnych oraz urządzeń i oprogramowania. Refundacji podlega wyłącznie nadwyżka wynikająca z dostosowania do specjalnych potrzeb pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności. ​

Zasady uwzględniania podatku VAT

Zwrot kosztów obejmuje kwotę podatku od towarów i usług wyłącznie w sytuacji, gdy pracodawca nie posiada prawa do obniżenia podatku należnego lub zwrotu jego różnicy. Podatnicy VAT z pełnym prawem do odliczenia nie mogą uwzględniać podatku naliczonego w kosztach kwalifikowanych. Podstawa ta wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. ​

Pomniejszenia o środki publiczne

Z kwoty wnioskowanej refundacji odlicza się wartość kosztów już sfinansowanych z innych źródeł publicznych. Dotyczy to zarówno wcześniejszego wsparcia z PFRON, jak i innych programów pomocowych. Pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia informacji o wysokości otrzymanej pomocy publicznej, pomocy de minimis oraz pomocy w rolnictwie lub rybołówstwie w zakresie tych samych kosztów kwalifikowalnych. ​

Obowiązki archiwizacyjne pracodawcy

Pracodawca przechowuje kompletną dokumentację pozwalającą na weryfikację zgodności przyznanego wsparcia z przepisami przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy. Obowiązek ten obejmuje faktury, rachunki, dowody zapłaty, umowy o pracę, zaświadczenia lekarskie, dokumentację szkoleniową oraz korespondencję ze starostą. Dokumentacja musi być dostępna na każde żądanie organów kontrolnych w celu przeprowadzenia audytu prawidłowości wykorzystania środków PFRON. ​

Wzór formularza Wn-KZ – struktura

Część pierwsza – dane podstawowe

Formularz rozpoczyna się od określenia typu wniosku (zwykły lub korygujący) oraz wskazania adresata. Pracodawca wypełnia blok danych ewidencyjnych zawierający pełną nazwę firmy, NIP, REGON, formę prawną, wielkość przedsiębiorstwa oraz kod PKD. Konieczne jest również podanie identyfikatora adresu zgodnie z rejestrem terytorialnym, numeru rachunku bankowego oraz wskazanie statusu podatnika VAT. ​

Część druga – koszty adaptacji i wyposażenia

Część drugą wypełniają pracodawcy wnioskujący o refundację wydatków na dostosowanie pomieszczeń, zakup urządzeń lub oprogramowania. Formularz zawiera dane pracownika niepełnosprawnego (w tym wymiar czasu pracy), szczegółową charakterystykę planowanych kosztów z planowanym terminem ich poniesienia oraz uzasadnienie. Po poniesieniu wydatków pracodawca uzupełnia blok zestawienia faktycznie poniesionych kosztów z numerami dowodów księgowych. ​

Część trzecia – wynagrodzenia asystentów

Część trzecią stosuje się przy wnioskowaniu o zwrot kosztów zatrudnienia pracowników pomagających osobom niepełnosprawnym. Formularz wymaga podania okresu sprawozdawczego (miesiąc i rok), danych osobowych asystenta oraz opisu czynności niemożliwych do samodzielnego wykonania przez pracowników z orzeczeniem. Tabela rozliczeniowa obejmuje listę pracowników niepełnosprawnych, stopień ich niepełnosprawności, liczbę godzin pomocy oraz maksymalną kwotę zwrotu przypadającą na każdego pracownika. ​

Część czwarta – szkolenia pracowników wspierających

Część czwartą wypełnia się przy wnioskowaniu o refundację kosztów szkoleń personelu asystującego. Formularz zawiera dane osobowe pracownika odbywającego szkolenie, tytuł i zakres programu, terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania kursu. Konieczne jest uzasadnienie uczestnictwa pracownika w szkoleniu oraz przedstawienie poniesionego kosztu. Po zakończeniu szkolenia pracodawca wypełnia blok kwoty zwrotu kosztów z uwzględnieniem ewentualnych pomniejszeń. ​

Podsumowanie – kluczowe informacje dla pracodawców

Aktualne przepisy na 2026 rok szczegółowo regulują system wsparcia pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne. Refundacja z PFRON obejmuje szeroki zakres kosztów – od adaptacji infrastruktury po szkolenia personelu wspierającego. Kluczem do uzyskania dofinansowania jest prawidłowe wypełnienie formularza Wn-KZ, zgromadzenie wymaganej dokumentacji oraz zobowiązanie do długoterminowego zatrudnienia. System pomaga wyrównywać szanse na rynku pracy, jednocześnie zmniejszając obciążenia finansowe przedsiębiorców decydujących się na zatrudnianie pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności. ​