Dowód osobisty - zgłoszenia utraty, uszkodzenia lub konieczność unieważnienia dowodu osobistego

Na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lipca 2025 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu, zamieszczamy w interaktywnym formacie PDF wzory zał. 2-4 tego aktu prawnego. Formularze obowiązują od dnia 31 lipca 2025 r.

Uchylony akt prawny: Dz.U. 2023, poz. 2798
Obowiązujący akt prawny: Dz.U. 2025, poz. 1031

Dz.U. 2025, poz. 1031

Załącznik 2
Formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego

Załącznik 3
Zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego

Załącznik 4
Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego

Formularze dowodów osobistych - aktualne wzory i procedury na 2025 rok

Dokumenty związane z dowodami osobistymi wymagają przeprowadzenia określonych procedur administracyjnych oraz zastosowania właściwych formularzy. Zgodnie z najnowszym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lipca 2025 roku, funkcjonują specjalistyczne wzory dokumentów dla różnych sytuacji związanych z wydawaniem, utratą i unieważnianiem dowodów osobistych.

W systemie administracyjnym obowiązują obecnie trzy kluczowe formularze: formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego oraz zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego.

Procedura pobierania odcisków palców w nowych dowodach osobistych

Od osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która ukończyła 12. rok życia, pobiera się odciski palców wskazujących obu dłoni za pomocą elektronicznego urządzenia. Jeśli odcisk palca wskazującego jest nieczytelny lub brak tego palca, odcisk pobiera się kolejno z palca środkowego, serdecznego albo kciuka dla każdej z dłoni. W przypadku gdy odciski wszystkich palców danej dłoni wykazują niską jakość, pobiera się odcisk palca o najwyższej jakości.

Informację o tym, czy odciski palców zostały pobrane, odnotowuje się we wniosku o wydanie dowodu osobistego. W dowodzie osobistym osoby, która ukończyła 12. rok życia i nie może złożyć własnoręcznego podpisu, lub osoby niepełnoletniej, w miejscu przeznaczonym na podpis zamieszcza się informację "BRAK PODPISU / NO SIGNATURE".

Załączniki do wniosku o wydanie dowodu osobistego

Fotografię załączaną do wniosku składanego osobiście w siedzibie organu gminy wykonuje się na papierze fotograficznym. Do wniosku składanego elektronicznie załącza się plik zawierający fotografię o rozdzielczości co najmniej 492 × 633 piksele i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, zachowując proporcje odpowiadające fotografii o wymiarach 35 × 45 mm.

Zaświadczenia oraz orzeczenia do wniosku składanego elektronicznie załącza się w postaci dokumentu elektronicznego, a w razie niemożności jego uzyskania jako odwzorowanie cyfrowe dokumentu. Jeżeli załączono odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia lub orzeczenia, oryginał przedkłada się przy odbiorze dowodu osobistego.

Procedura odbioru dowodu osobistego

Odbiór dowodu osobistego oraz zabezpieczonego dokumentu z kodem umożliwiającym odblokowanie certyfikatu potwierdza się na formularzu odbioru przez złożenie podpisu. W przypadku braku możliwości złożenia podpisu elektronicznego, odbiór potwierdza się przez złożenie podpisu na wydruku formularza odbioru dowodu osobistego.

Przy odbiorze dowodu osobistego cudzoziemiec, który nabył obywatelstwo polskie, zwraca dokument potwierdzający legalność jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydany przez właściwy organ. Dokument ten wystawca dowodu osobistego przekazuje niezwłocznie organowi, który go wydał.

Zgłaszanie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego

Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłasza się konsulowi na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego. Do zgłoszenia składanego przez pełnomocnika dołącza się pełnomocnictwo szczególne sporządzone na piśmie elektronicznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dokument. Jeżeli uszkodzenie zostało zgłoszone elektronicznie, uszkodzony dowód osobisty przekazuje się wystawcy pocztą albo osobiście.

Wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu

Organ gminy albo konsul wydaje osobie zgłaszającej utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego sporządzone na podstawie zweryfikowanych danych. W przypadku zgłoszenia elektronicznego zaświadczenie jest generowane automatycznie przez usługę elektroniczną.

Zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest ważne do czasu wydania nowego dowodu osobistego, nie dłużej jednak niż przez 2 miesiące. Dokument ten nie jest dokumentem podróży i nie upoważnia do przekraczania granicy Rzeczypospolitej Polskiej.

Procedura unieważniania dowodów osobistych

Organ gminy ustala zgodność danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych. W przypadku zgłoszenia elektronicznego ustalenie zgodności danych następuje automatycznie przez porównanie danych z Rejestrem Dowodów Osobistych.

Konsul najwcześniej następnego dnia roboczego po przyjęciu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego przesyła wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego. Uszkodzony lub przekazany przez osobę trzecią dowód osobisty konsul przesyła wystawcy dowodu w najbliższym możliwym terminie.

Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego wystawca dowodu osobistego przechowuje w dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. Wystawca dowodu osobistego, któremu przekazano zawiadomienie, niezwłocznie dokonuje unieważnienia dowodu osobistego, o ile dokument nie został już unieważniony w Rejestrze Dowodów Osobistych.

Fizyczne anulowanie unieważnionego dowodu osobistego

Dowód osobisty, który utracił ważność oraz unieważniony dowód osobisty przedkładane w organie gminy, pracownik organu gminy fizycznie anuluje przez przecięcie lub przedziurkowanie w sposób uszkadzający fotografię wraz ze znakiem holograficznym. Po anulowaniu pracownik organu gminy zwraca unieważniony dowód osobisty jego posiadaczowi lub członkowi najbliższej rodziny, jeżeli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu.

Kierownik urzędu stanu cywilnego, któremu osoba zgłaszająca zgon przedłożyła dowód osobisty osoby zmarłej, anuluje go w opisany sposób i zwraca unieważniony dowód członkowi rodziny zgłaszającemu zgon, jeżeli wyraża taką wolę. Dowód osobisty osoby zmarłej, który nie został przekazany osobie zgłaszającej zgon, kierownik urzędu stanu cywilnego zwraca wystawcy dowodu osobistego.

Nowe rozwiązania techniczne w procedurach elektronicznych

Od 31 lipca 2025 roku obowiązują nowe rozwiązania techniczne umożliwiające zgłoszenie zawieszenia lub cofnięcia zawieszenia certyfikatów w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Umożliwiono również elektroniczne zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego oraz złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia zawierającego pełny odpis danych z Rejestru Dowodów Osobistych.

Wprowadzono także możliwość elektronicznego zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych. Do takiego zgłoszenia można załączyć dokument uprawdopodobniający podejrzenie w postaci elektronicznej albo jako odwzorowanie cyfrowe.