Przyznawanie potwierdzenia służby nie jest uzależnione od wcześniejszego rozliczenia pracownika z jednostką organizacyjną.

Jeśli nie można wydać potwierdzenia służby pracownikowi zwolnionemu ze służby w wyznaczonym terminie, należy dostarczyć mu go nie później niż 7 dni od dnia zakończenia zatrudnienia za pośrednictwem poczty lub innym dostępnym sposobem.

Przełożony odpowiedzialny za sprawy osobowe wydaje potwierdzenie służby.

W potwierdzeniu służby zawarte są niezbędne informacje dotyczące praw pracowniczych oraz ubezpieczenia społecznego pracownika zwalnianego, w tym:

1. Okresu zatrudnienia, uwzględniając okresy określone w ustawie.
2. Ostatniego zajmowanego stanowiska.
3. Podstawy prawnej rozwiązania lub zakończenia stosunku pracy.
4. Liczby dni urlopu wykorzystanego lub niewykorzystanego w roku kalendarzowym z rozwiązania lub zakończenia zatrudnienia.
5. Okresu urlopu bezpłatnego oraz jego podstawy prawnej.
6. Okresu korzystania z urlopu wychowawczego i okresu przysługującego na opiekę nad dzieckiem po zakończeniu zatrudnienia.
7. Okresu zwolnienia od pracy przewidzianego w kodeksie pracy.
8. Wypłat dokonanych z wynagrodzenia zgodnie z ustawą.
9. Praw związanych z przywróceniem do pracy.

Na życzenie pracownika, potwierdzenie służby może również zawierać informacje o wynagrodzeniu oraz kwalifikacjach.