Skoroszyt Excel JPK_ST: Jak wybrać między PKPIR a EWP?

Od 2026 roku wszyscy podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ewidencję przychodów (EWP) będą zobowiązani do elektronicznego raportowania swoich ewidencji środków trwałych za pośrednictwem struktur JPK_ST_PKPIR lub JPK_ST_EWP. Skoroszyt Excel JPK_ST to praktyczne narzędzie, które ułatwia przygotowanie tych danych bez konieczności skomplikowanych operacji na plikach XML. Ale którą wersję wybrać – PKPIR czy EWP?

Czym różnią się JPK_ST PKPIR i JPK_ST EWP?

Choć zarówno JPK_ST_PKPIR jak i JPK_ST_EWP służą do raportowania środków trwałych, różnią się przede wszystkim grupą podatników i zakresem danych, które muszą być wykazane. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla poprawnego wyboru skoroszytu.

JPK_ST dla PKPIR – dla prowadzących księgę przychodów i rozchodów

Skoroszyt JPK_ST_PKPIR jest przeznaczony dla podatników, którzy prowadzą pełną podatkową księgę przychodów i rozchodów. Do tej grupy należą:

• Podatnicy PIT na skali podatkowej lub podatku liniowym
• Wspólnicy spółek cywilnych i jawnych
• Osoby prowadzące działalność rolniczą, która kwalifikuje się jako PKPIR

Zakres danych w JPK_ST_PKPIR obejmuje pola od G_1 do G_20, które zawierają:

• Identyfikację i numery porządkowe środków trwałych
• Daty nabycia i przyjęcia do użytkowania
• Wartości początkowe podatkowe
• Stawki amortyzacyjne i odpisy roczne
• Historię zmian wartości (zwiększenia i zmniejszenia)
• Informacje o zbyciu, likwidacji lub niedoborze

Skoroszyt PKPIR zawiera więcej pól i większe możliwości analityczne niż wersja dla EWP, ponieważ podatnicy prowadzący księgę muszą dokumentować bardziej szczegółowe informacje podatkowe.

JPK_ST dla EWP – dla podatników na ryczałcie

Skoroszyt JPK_ST_EWP przeznaczony jest dla podatników na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych (RPE). Do tej grupy należą:

• Podatnicy na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych
• Osoby prowadzące określone usługi objęte ryczałtem

Zakres danych w JPK_ST_EWP obejmuje pola od F_1 do F_16, które zawierają:

• Numery porządkowe i identyfikacyjne środków
• Daty nabycia i przyjęcia do użytkowania
• Nazwy i symbole Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT)
• Wartości początkowe
• Stawki i odpisy amortyzacyjne
• Podstawowe informacje o zbytych lub zlikwidowanych środkach

Wersja EWP zawiera mniej pól, ale zachowuje wszystkie informacje kluczowe dla ryczałtowców. Jest ona uproszczoną formą raportowania, dostosowaną do uproszconych wymogów podatkowych dla podatników na ryczałcie.

Porównanie struktury: PKPIR vs EWP w praktyce

Jak wybrać odpowiednią wersję skoroszytu?

Wybór między JPK_ST_PKPIR a JPK_ST_EWP jest niezwykle prosty – zależy od formy opodatkowania, którą prowadzisz:

Wybierz JPK_ST_PKPIR jeśli:

• Jesteś podatnikiem na skali podatkowej lub liniowej;
• Prowadzisz pełną podatkową księgę przychodów i rozchodów;
• Jesteś wspólnikiem spółki cywilnej lub jawnej;
• Posiadasz więcej niż kilka środków trwałych o różnych terminach zbycia/likwidacji;
• Dokładnie dokumentujesz zmiany wartości środków trwałych.

Wybierz JPK_ST_EWP jeśli:

• Jesteś podatnikiem na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych;
• Prowadzisz uproszczoną ewidencję przychodów;
• Masz mniejszą liczbę środków trwałych;
• Szukasz uproszczonego formularza raportowania;
• Nie potrzebujesz szczegółowych informacji o zmianach wartości.
  
  

Praktyczne stosowanie skoroszytu JPK_ST w Excelu

Przygotowanie danych przed wypełnieniem

Zanim zaczniesz pracować ze skoroszyter JPK_ST, przygotuj listę wszystkich środków trwałych, które posiadasz i które były aktywne w roku podatkowym 2026 i później:

• Zbierz dokumenty nabycia (faktury, umowy)
• Ustal daty przyjęcia do użytkowania dla każdego środka
• Zweryfikuj symbole Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT)
• Oblicz wartości początkowe podatkowe
• Przygotuj dane o środkach zbytych lub zlikwidowanych

Wypełnianie skoroszytu – krok po kroku

1. Sekcja nagłówka – dane podatnika

Na początkowym arkuszu skoroszytu znajduje się sekcja nagłówka, w której należy wpisać:

• NIP podatnika
• Pełna nazwa podmiotu
• Adres siedziby
• Rok podatkowy (np. 2026)
• Typ ewidencji (PKPIR lub EWP)

2. Wypełnianie wierszy – dane poszczególnych środków

W głównym arkuszu skoroszytu każdy wiersz reprezentuje jeden środek trwały lub wartość niematerialną i prawną. Dla JPK_ST_PKPIR musisz wypełnić wszystkie pola od G_1 do G_20, a dla JPK_ST_EWP od F_1 do F_16.

3. Walidacja danych

Po wypełnieniu wszystkich wierszy, skoroszyt powinien przeprowadzić automatyczną walidację danych. Sprawdzi:

• Czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione;
• Czy daty są w poprawnym formacie (RRRR-MM-DD);
• Czy wartości liczbowe są prawidłowe;
• Czy sumy kontrolne się zgadzają.

4. Eksport do formatu XML

Gdy dane są kompletne i zwalidowane, skoroszyt JPK_ST powinien umożliwić eksport do pliku XML w formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Ten plik może następnie zostać przesłany do urzędu skarbowego za pomocą bramki KLIENT JPK WEB.

Funkcja importu XML – łatwa konwersja między PKPIR i EWP

Jeden z najbardziej przydatnych funkcji skoroszytu JPK_ST jest możliwość importu pliku XML z jednej ewidencji do drugiej. Pozwala to na:

Scenariusz 1: Zmiana formy opodatkowania z EWP na PKPIR

Jeśli podatnik przechodzi z ryczałtu na skalę podatkową, może zaimportować plik JPK_ST_EWP do formularza JPK_ST_PKPIR. Skoroszyt automatycznie:

• Przesunie istniejące dane do odpowiednich pól w nowej strukturze;
• Uzupełni dodatkowe pola PKPIR wartościami domyślnymi lub obliczonymi;
• Zachowa spójność numeracji i identyfikatorów.

Scenariusz 2: Zmiana formy opodatkowania z PKPIR na EWP

W odwrotnym kierunku – przejście na ryczałt – podatnik może zaimportować dane z JPK_ST_PKPIR do JPK_ST_EWP. W tym przypadku:

• Importowany będą tylko pola niezbędne dla EWP (F_1-F_16);
• Dodatkowe szczegóły z PKPIR zostaną zachowane, ale nie będą raportowane do urzędu;
• Struktura zostanie uproszczona do wymogów ryczałtu.

To narzędzie jest szczególnie cenne dla podatników, którzy zmienia formę opodatkowania lub zarządzają ewidencjami dla wielu klientów o różnych formach rozliczenia.

Typowe błędy przy wypełnianiu JPK_ST – jak ich unikać

Przeprowadzając wiele implementacji JPK_ST, księgowi najczęściej popełniają te błędy:

Błąd 1: Niezgodne daty nabycia i przyjęcia do użytkowania

W strukturze JPK_ST data przyjęcia do użytkowania (pola G_4 lub F_4) nigdy nie może być wcześniejsza niż data nabycia (pola G_2 lub F_2). Jeśli skoroszyt sygnalizuje błąd – sprawdź chronologię dat.

Błąd 2: Brakujące symbole Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT)

Pole z kodem KŚT (G_8 lub F_8) jest obowiązkowe dla każdego wiersza. Użyj przypisów lub listy kodów KŚT dostępnej w dokumentacji Ministerstwa Finansów. Skoroszyt powinien mieć wbudowaną listę kodów do wyboru.

Błąd 3: Nieprawidłowe wartości amortyzacji

Odpis amortyzacyjny za rok podatkowy (G_11 lub F_11) musi być podzielny przez okres użytkowania środka i nie może przekraczać wartości początkowej podatkowej. Sprawdź obliczenia przed eksportem.

Błąd 4: Niecałkowita dokumentacja zbytych środków

Jeśli wyrażasz, że środek był zbyt (pola G_15-G_20 lub F_12-F_15), musisz podać datę i przyczynę zbycia. Brak tych danych spowoduje odrzucenie pliku przez system Ministerstwa Finansów.

Błąd 5: Ignorowanie wartości zastępczych dla danych historycznych

Dla środków nabytych przed 2025 r., jeśli brakuje dokładnych danych historycznych, możesz używać wartości zastępczych takich jak „brak obowiązku" lub „1900-01-01" dla dat. Skoroszyt powinien to poprawnie obsługiwać.

Integracja JPK_ST z innymi systemami księgowości

Wiele nowoczesnych pakietów księgowych (np. Sage, Comarch, MSSQL) umożliwia eksport danych bezpośrednio do formatu JPK_ST. Jednak skoroszyt Excel JPK_ST jest uniwersalnym rozwiązaniem dla podatników, którzy:

• Prowadzą księgowość w Excelu bez dedykowanego oprogramowania;
• Potrzebują pełnej kontroli nad danymi;
• Chcą przechowywać historię ewidencji w łatwo dostępnym formacie;
• Pracują z wieloma klientami o różnych wymaganiach.

Skoroszyt JPK_ST może być łatwo integrowany z innymi arkuszami kalkulacyjnymi zawierającymi dane księgowe – wystarczy skopiować dane z ewidencji środków trwałych do odpowiednich kolumn skoroszytu.

Przygotowanie do obowiązku JPK_ST – harmonogram wdrożenia

Jeśli planujesz wdrożenie JPK_ST, zaplanuj to w odpowiednim czasie:

• Listopad-grudzień 2025 r. – przygotowanie danych, zbieranie dokumentacji;
• Styczeń-marzec 2026 r. – wprowadzanie danych dla roku 2026;
• Kwiecień 2026 r. – ostateczna walidacja i przygotowanie do eksportu;
• 30 kwietnia 2026 r. – termin złożenia JPK_ST za rok podatkowy 2025 (jeśli podatnik był zobowiązany);
• 30 kwietnia 2027 r. – pierwszy obowiązkowy termin złożenia JPK_ST za rok 2026.
  
  

Podsumowanie – Skoroszyt JPK_ST w praktyce

Skoroszyt Excel JPK_ST to praktyczne narzędzie dla podatników, którzy muszą raportować swoje ewidencje środków trwałych od 2026 roku. Wybór między JPK_ST_PKPIR a JPK_ST_EWP jest prosty – zależy od formy opodatkowania. Podatnicy na skali lub podatku liniowym powinni używać wersji PKPIR, a ci na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych – wersji EWP. Dzięki funkcjom importu XML i wbudowanej walidacji, skoroszyt znacznie ułatwia przygotowanie wymaganych plików. Warto się z nim zaznajomić już teraz, aby bezproblemowo wdrożyć JPK_ST od 2026 roku i uniknąć błędów raportowania do urzędu skarbowego. Pamiętaj – prawidłowe prowadzenie ewidencji środków trwałych od początku roku podatkowego to klucz do sukcesu przy składaniu JPK_ST.