W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez nowe formularze, wyjaśnimy, który załącznik wybrać i jak uniknąć błędów, które mogą skutkować odrzuceniem wniosku.

Dlaczego wprowadzono nowe wzory?

Poprzednie formularze z 2019 roku przestały odpowiadać dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości prawnej. Nowelizacje ustaw z 2025 roku (m.in. Dz.U. 2025 poz. 619 i 621) wprowadziły:

• Uproszczenia w procedurze zatrudniania cudzoziemców
• Nowe kategorie zezwoleń (np. mobilność długoterminowa)
• Zmiany w wymogach dotyczących wynagrodzenia minimalnego cudzoziemców
• Elektronizację części procedur administracyjnych

Nowe formularze mają na celu uszczelnienie systemu, przyspieszenie weryfikacji danych oraz ułatwienie cudzoziemcom i pracodawcom poprawnego wypełnienia dokumentacji.

Analiza formularzy – co do czego służy?

Rozporządzenie wprowadza aż 6 różnych wzorów dokumentów. Prawidłowy wybór jest kluczowy dla sukcesu Twojej sprawy.

1. Wniosek główny (Załącznik nr 1 do Rozporządzenia)

To „serce" całej procedury. Wypełnia go każdy cudzoziemiec ubiegający się o pobyt czasowy, niezależnie od celu (praca, studia, rodzina). Formularz został rozbudowany o sekcje dotyczące historii pobytowej w całej strefie Schengen oraz szczegółowe pytania o karalność i zobowiązania podatkowe.

2. Załącznik nr 1 do wniosku (Załącznik nr 2 do Rozporządzenia)

Dla kogo: Cudzoziemcy ubiegający się o zezwolenie na pobyt i pracę (tzw. jednolite zezwolenie).

Kto wypełnia: Wyłącznie pracodawca (podmiot powierzający pracę).

Co zawiera: Szczegółowe warunki zatrudnienia: stanowisko, kod zawodu, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia brutto. To ten dokument jest podstawą do weryfikacji tzw. testu rynku pracy (jeśli jest wymagany) oraz zgodności wynagrodzenia z płacą minimalną.

3. Załącznik nr 2 do wniosku (Załącznik nr 3 do Rozporządzenia)

Dla kogo: Cudzoziemcy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce.

Co zawiera: Dane finansowe firmy: przychód, dochód za rok ubiegły, liczba zatrudnionych pracowników (w przeliczeniu na etaty), informacja o braku zaległości podatkowych i w ZUS. To kluczowy dokument do oceny, czy firma jest „korzystna dla polskiej gospodarki".

4. Załącznik nr 3 do wniosku (Załącznik nr 4 do Rozporządzenia)

Dla kogo: Cudzoziemcy ubiegający się o pobyt z tytułu łączenia rodzin.

Co zawiera: Dane osoby, do której cudzoziemiec przyjeżdża (tzw. sponsora) – jej status pobytowy, źródła dochodu, warunki mieszkaniowe. Dokument ten służy do oceny, czy rodzina będzie miała zapewnione stabilne warunki życia w Polsce.

5. Załącznik nr 4 do wniosku (Załącznik nr 5 do Rozporządzenia)

Dla kogo: Wnioskodawcy w sprawach nietypowych lub wymagających dodatkowych wyjaśnień.

Co zawiera: Oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia zdrowotnego, zapewnionym miejscu zamieszkania oraz stabilnym i regularnym źródle dochodu. W nowym wzorze te oświadczenia zostały ustandaryzowane, co eliminuje konieczność pisania ich odręcznie.

6. Wniosek ICT (Załącznik nr 6 do Rozporządzenia)

Dla kogo: Pracownicy wysokiego szczebla, specjaliści i stażyści przenoszeni wewnątrz przedsiębiorstwa (Intra-Corporate Transfer) z kraju spoza UE do oddziału w Polsce.

Co zawiera: Specyficzne dane dotyczące macierzystej firmy, oddziału w Polsce oraz planowanego okresu oddelegowania. Formularz ten obsługuje również tzw. mobilność długoterminową ICT.

Jak wypełnić nowy wniosek? Instrukcja krok po kroku

1. Pobierz aktualny formularz: Upewnij się, że korzystasz z wersji obowiązującej od 1 grudnia 2025 r. (dostępne na stronie iform.pl).
2. Język polski: Wniosek wypełniamy wyłącznie w języku polskim, czytelnymi, drukowanymi literami (najlepiej na komputerze w interaktywnym formacie PDF).
3. Dane osobowe: Wpisz dane dokładnie tak, jak w paszporcie. Zwróć uwagę na pisownię imion i nazwisk (zgodnie z transkrypcją w paszporcie).
4. Adres pobytu: Podaj rzeczywisty adres zamieszkania w Polsce. To na ten adres będzie przychodziła korespondencja urzędowa.
5. Uzasadnienie: Opisz zwięźle, ale konkretnie cel swojego pobytu. Nie pisz „chcę pracować", ale „zamierzam kontynuować zatrudnienie na stanowisku X w firmie Y".
6. Podpis: Wniosek musi być podpisany własnoręcznie przez cudzoziemca (nawet jeśli składa go pełnomocnik). Podpis musi mieścić się w ramce!
   
   

Najczęstsze błędy – jak ich uniknąć?

• Stary wzór wniosku: Złożenie wniosku na formularzu z 2019 r. po 1 grudnia 2025 r. skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych. Jeśli nie poprawisz tego w terminie 7 dni – wniosek zostanie pozostawiony bez rozpoznania.
• Brak załączników: Złożenie samego wniosku głównego bez wymaganego Załącznika nr 1 (od pracodawcy) w przypadku pracy.
• Błędne opłaty: Pamiętaj o opłacie skarbowej (340 zł lub 440 zł). Dowód wpłaty dołącz do wniosku.
• Nieaktualne zdjęcia: Fotografie muszą być wykonane w ciągu ostatnich 6 miesięcy i spełniać wymogi biometryczne (twarz na wprost, otwarte oczy).
  
  

Procedura składania – co się zmieniło?

Mimo nowych formularzy, sama procedura składania wniosków pozostaje zbliżona, ale z większym naciskiem na cyfryzację:

• MOS (Moduł Obsługi Spraw): Zaleca się wypełnienie wniosku w systemie online, a następnie wydrukowanie go i złożenie w urzędzie. System MOS automatycznie weryfikuje kompletność pól.
• Wizyta osobista: Nadal jest obowiązkowa w celu złożenia odcisków palców (chyba że odciski były pobierane niedawno i są w systemie – zależy od praktyki urzędu).
• Terminy: Wniosek należy złożyć najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Złożenie wniosku (nawet z brakami) legalizuje pobyt do czasu wydania ostatecznej decyzji (tzw. stempel w paszporcie).
  
  

Co z wnioskami złożonymi przed 1 grudnia 2025?

Dobra wiadomość: do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. Oznacza to, że jeśli złożyłeś wniosek w listopadzie 2025 r. na starym druku, nie musisz go przepisywać na nowy formularz.

Podsumowanie

Nowe rozporządzenie to nie tylko biurokratyczna zmiana papierologii – to dostosowanie systemu do nowoczesnych standardów migracyjnych. Nowe formularze są bardziej przejrzyste, ale też wymagają większej precyzji w podawaniu danych. Dla pracodawców kluczowy jest nowy Załącznik nr 1, który stanowi fundament legalnego zatrudnienia cudzoziemca.

Jeśli planujesz legalizację pobytu po 1 grudnia 2025 r., koniecznie pobierz nowe wzory z naszej strony. Unikniesz stresu, wezwań do poprawek i ryzyka nielegalnego pobytu.