Nowa struktura JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) od 1 lutego 2026 r. – kompletny przewodnik zmian

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje fundamentalna zmiana w sposobie raportowania podatku VAT dla wszystkich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów i Gospodarki opublikowało nowe wersje struktur Jednolitych Plików Kontrolnych – JPK_V7m(3) dla podatników rozliczających się miesięcznie oraz JPK_V7k(3) dla podatników rozliczających się kwartalnie. Nowe struktury logiczne zawarte w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP zostały opublikowane 19 grudnia 2025 r. pod numerami 2025/12/19/14090 (dla JPK_V7m) i 2025/12/19/14089 (dla JPK_V7k).

Zmiana ta stanowi przełomowe dostosowanie systemu raportowania VAT do dwóch kluczowych zmian legislacyjnych:

• obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);
• systemu kaucyjnego za opakowania na napoje.

Dostosowanie JPK_VAT do Krajowego Systemu e-Faktur – nowe oznaczenia faktur

Głównym celem nowelizacji rozporządzenia w sprawie JPK_VAT, wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r., było dostosowanie do zmian w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 5 sierpnia 2025 r. Od 1 lutego 2026 r. rozliczenia VAT muszą uwzględniać integrację z KSeF poprzez wprowadzenie czterech nowych sposobów identyfikacji faktur w ewidencji sprzedaży i zakupu.

Cztery nowe oznaczenia faktur w JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3)

Nowa struktura JPK VAT zawiera węzeł KSeF umożliwiający ujmowanie danych z faktur oraz oznaczenia dotyczące faktur zarejestrowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Wprowadzone oznaczenia to:

• NrKSeF – numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznaczenie stosuje się dla faktur wystawionych w KSeF bez względu na tryb ich wystawiania i przesyłania (offline 24, awaria, niedostępność systemu) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją.
• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji. Oznaczenie OFF dotyczy faktur wystawionych w trybie awarii KSeF, w postaci papierowej lub w inny sposób poza systemem, do chwili uzyskania numeru KSeF.
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej. Oznaczenie BFK identyfikuje dokumenty, którym nie nadano numeru KSeF, a jednocześnie istnieje obowiązek ujęcia ich w JPK_VAT – są to np. wybrane dokumenty zagraniczne lub dokumenty dla których prawo nie przewiduje rejestracji w KSeF.
• DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF. Oznaczenie DI odnosi się do dokumentów dotyczących dowodu innego niż faktura (np. raporty kasowe, zapisy techniczne, faktury uproszczone, rozliczenia opakowań objętych systemem kaucyjnym).

Ministerstwo Finansów wyjaśniło w raporcie z konsultacji publicznych, że rozporządzenie nie zakłada wymogu korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o uzupełnienie numeru KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany. Wyjątek stanowi obowiązek korekty wyłącznie w przypadku, jeśli faktury ujmowane w ewidencji sprzedaży wystawione w trybie offline24 uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT z deklaracją.

System kaucyjny w nowej strukturze JPK_VAT

Kolejnym istotnym elementem zmian w strukturach JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) jest wprowadzenie możliwości rozliczenia systemu kaucyjnego za opakowania na napoje. Ustawą z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi znowelizowano przepisy o VAT, wprowadzając zasady rozliczenia pobranej i niezwróconej kaucji za produkty w opakowaniach objęte systemem kaucyjnym.

W nowych strukturach JPK_VAT zostały wprowadzone specjalne pola umożliwiające wykazywanie VAT od niezwróconych kaucji. Rozliczenie kaucji ujmuje się w pierwszym okresie rozliczeniowym następnego roku, na podstawie danych przekazanych przez operatora systemu kaucyjnego. Dokumenty rozliczeniowe oznacza się jako wewnętrzne, przypisane do systemu kaucyjnego, a wpisy zawierają pełną identyfikację podmiotu reprezentującego.

Harmonogram wdrożenia nowych struktur JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3)

Proces dochodzenia do finalnej wersji nowych struktur JPK VAT realizowany był stopniowo, aby zapewnić przedsiębiorstwom i dostawcom oprogramowania czas na przygotowanie systemów informatycznych:

• 27 czerwca 2025 r. – publikacja roboczych materiałów struktur logicznych JPK_VAT z deklaracją do konsultacji publicznych.
• 17 września 2025 r. – opublikowanie finalnych roboczych schematów na stronie podatki.gov.pl, aby zapewnić stabilny proces implementacji w narzędziach do wysyłki plików JPK.
• 19 grudnia 2025 r. – publikacja oficjalnych wzorów JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) w CRWDE na platformie ePUAP pod numerami 2025/12/19/14090 i 2025/12/19/14089.
• Do 31 stycznia 2026 r. – obowiązują dotychczasowe struktury JPK_V7m(2) i JPK_V7k(2).
• Od 1 lutego 2026 r. – wejście w życie nowych struktur JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) wraz z obowiązkowym KSeF.

Wymagania techniczne i praktyczne dla podatników

Nowe struktury JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) stawiają konkretne wymagania przed systemami księgowymi i podatkowymi. Każdy zapis w ewidencji musi jednoznacznie wskazywać, czy dokument posiada numer KSeF, czy podlega jednemu z trzech oznaczeń (NrKSeF/OFF/BFK), albo oznaczeniu DI dla zdarzeń dotyczących dokumentu innego niż faktura. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że ujmowanie w JPK_VAT w ewidencji zakupu faktur z nadanym numerem KSeF nie powinno stanowić nadmiernego obciążenia dla podatników. 

Korygowanie błędów w JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3)

Ministerstwo Finansów podkreśla, że kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją nie mają charakteru automatycznego. Zgodnie z art. 109 ust. 3e-3g ustawy o VAT, podatnik po zidentyfikowaniu błędów w złożonym pliku XML może go skorygować. Możliwość skorygowania przez podatnika błędów w JPK_VAT z deklaracją istnieje również w przypadku, gdy błędy te zostaną stwierdzone przez naczelnika urzędu skarbowego, który wezwie do ich usunięcia. Kary mogą zostać nałożone dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje ich odpowiednio po uprzednim wezwaniu przez organy podatkowe.

Skoroszyt Excel JPK_V7m(3) / JPK_V7k(3) – automatyczne generowanie plików XML

Wdrażanie nowych struktur JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) wymaga dostosowania systemów informatycznych do obsługi nowych oznaczeń (NrKSeF, OFF, BFK, DI) oraz modułu systemu kaucyjnego. Dla przedsiębiorców poszukujących prostego i niezawodnego narzędzia, idealne rozwiązanie stanowi profesjonalny skoroszyt Excel umożliwiający bezproblemowe przejście na nową strukturę.

Intuicyjna obsługa i pełna automatyzacja procesu

Nowoczesny skoroszyt JPK_V7m(3) / JPK_V7k(3) w formacie MS Excel nie wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej – wystarczy podstawowa znajomość obsługi arkusza kalkulacyjnego. Wprowadź lub zaimportuj dane z faktur do dedykowanych arkuszy „Sprzedaż" i „Zakupy", a program automatycznie:

• Wypełnia pola nowych oznaczeń faktur (NrKSeF, OFF, BFK, DI) zgodnie z wymogami struktury JPK_V7m(3) lub JPK_V7k(3).
• Generuje plik XML gotowy do przesłania do urzędu skarbowego w jednej chwili – nawet przy tysiącach faktur.
• Automatycznie wypełnia deklarację VAT-7 lub VAT-7K umieszczoną w pierwszym arkuszu skoroszytu na podstawie danych z ewidencji.
• Weryfikuje poprawność danych i zgodność ze schematem XSD Ministerstwa Finansów.

Obsługa integracji z KSeF i systemu kaucyjnego

Skoroszyt JPK_V7m(3) / JPK_V7k(3) w pełni obsługuje wszystkie nowe funkcjonalności wprowadzone w strukturze:

• Numer KSeF – pole dedykowane dla numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
• Nowe oznaczenia – automatyczne rozdzielenie i prawidłowe przypisanie oznaczeń OFF (awaria KSeF), BFK (dokument papierowy/elektroniczny poza KSeF), DI (dokument inny niż faktura).
• System kaucyjny – specjalne pola umożliwiające prawidłowe ujmowanie VAT od niezwróconych kaucji za opakowania na napoje.
• Weryfikacja Ministerstwa Finansów – sprawdzenie poprawności pliku JPK ze schematem XSD dostępnym na serwerach MF zapewnia zgodność z wymogami schemy.

Zaawansowane funkcje wspomagające pracę

Program zawiera szereg dodatkowych narzędzi ułatwiających wprowadzanie danych i weryfikację:

• Baza kontrahentów – dodaj dane odbiorców i dostawców jednorazowo, a skoroszyt automatycznie uzupełni ich nazwy, numery NIP przy każdym kolejnym wpisie faktury, oszczędzając czas i eliminując błędy.
• Import danych z wielu formatów – wczytywanie informacji z plików XML, CSV, TXT, XLS, XLSX, DBF, ODS bezpośrednio do arkuszy.
• Podgląd zawartości XML – możliwość sprawdzenia struktury pliku XML zanim zostanie on przesłany do urzędu.
• Scalanie plików JPK – połączenie dokumentów z różnych źródeł w jeden spójny plik JPK.
• Weryfikacja NIP i danych – wbudowana kontrola poprawności numerów identyfikacyjnych kontrahentów i innych kluczowych informacji.
• Ukrywanie nieużywanych kolumn – dostosowanie interfejsu arkusza do własnych potrzeb, zwiększając komfort i przejrzystość pracy.
• Weryfikacja VAT – sprawdzenie poprawności kwot podatku VAT należnego i podatku VAT naliczonego dla faktur sprzedażowych i zakupowych .
• Weryfikacja datowania faktur – automatyczna kontrola zgodności datowania dokumentów księgowych z okresem sprawozdawczym.
• Wersja anglojęzyczna – dostępny skoroszyt JPK_V7m(3) w języku angielskim dla podatników z międzynarodową działalnością.

Migracja z JPK_V7m(2) i JPK_V7k(2) na nowe struktury – praktyczne wskazówki

Przejście z dotychczasowych struktur JPK_V7m(2) i JPK_V7k(2) na nowe wersje JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) wymaga dokonania określonych kroków:

• Weryfikacja struktury danych – sprawdzenie, czy wszystkie faktury sprzedażowe wystawione w KSeF posiadają przypisane numery KSeF.
• Klasyfikacja dokumentów – określenie dla każdej faktury odpowiedniego oznaczenia (NrKSeF, OFF, BFK lub DI) zgodnie z rzeczywistym statusem dokumentu.
• Testowanie systemu – zachęcamy do pobrania wersji demonstracyjnej skoroszytu JPK_V7m(3), import lub wprowadzenie danych i wygenerowanie pliku XML.
• Szkolenie zespołu – przeszkolenie osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych o nowych polach i wymaganiach nowej struktury.
  

Zaawansowana weryfikacja i bezpieczeństwo danych

Profesjonalny program do generowania JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) zawiera wiele warstw zabezpieczeń i kontroli jakości [web:53]:

• Weryfikacja schematem XSD – automatyczne sprawdzenie struktury pliku XML bezpośrednio ze schematem Ministerstwa Finansów, eliminując błędy strukturalne zanim plik XML zostanie wygenerowany.
• Ochrona przed duplikatami – wbudowany mechanizm zapobiegający ponownemu importowi tej samej faktury do zestawienia, co mogłoby prowadzić do błędów w deklaracji VAT.
• Kontrola poprawności kwot – weryfikacja obliczonych wartości podatku VAT należnego i naliczonego na podstawie stawek i kwot netto.

Podsumowanie – przygotowanie do zmian od 1 lutego 2026 r.

Implementacja nowych struktur JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) to konieczność, a nie opcja. Skoroszyt Excel dedykowany do obsługi nowych struktur VAT stanowi optymalne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą bezproblemowo wdrożyć zmiany bez konieczności zakupu drogiego systemu ERP lub skomplikowanej migracji danych.

Pobierz bezpłatną wersję demonstracyjną, zapoznaj się z nowymi polami i funkcjami, a następnie przygotuj swoje dane na przejście na JPK_V7m(3) i JPK_V7k(3) od 1 lutego 2026 r.