Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej - Formularz

Na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 kwietnia 2025 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej, zamieszczamy w interaktywnym formacie MS Word wzór formularza Ewidencji akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej obowiązujący od dnia 15 maja 2025 r.

Uchylony akt prawny: Dz.U. 2024, poz. 815
Obowiązujący akt prawny: Dz.U. 2025, poz. 578

Dz.U. 2025, poz. 578

Załącznik
Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

Akta osobowe funkcjonariusza Służby Więziennej – co warto wiedzieć?

Dokumentacja dotycząca przebiegu służby każdego funkcjonariusza Służby Więziennej (SW) jest skrupulatnie gromadzona i przechowywana w tzw. aktach osobowych. Prawidłowe prowadzenie tej dokumentacji jest kluczowe dla zarządzania kadrami w SW. Podstawą do systematycznego zarządzania tymi zbiorami jest formularz „Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej”, który znajdziesz w naszej bazie.

W tym wpisie przybliżymy zasady prowadzenia, przechowywania i udostępniania akt osobowych w Służbie Więziennej, bazując na obowiązujących przepisach, ale przedstawiając je w bardziej przystępny sposób. Dowiesz się, kto jest odpowiedzialny za akta, gdzie są one przechowywane i co dokładnie zawierają.

Kto odpowiada za prowadzenie akt osobowych w SW?

Zgodnie z regulacjami, odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji przebiegu służby funkcjonariusza spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej SW. W praktyce zadanie to realizuje upoważniony pisemnie funkcjonariusz lub pracownik działu kadr tej jednostki.

Istnieją jednak wyjątki dotyczące miejsca prowadzenia i przechowywania akt dla funkcjonariuszy zajmujących wyższe stanowiska:

• Akta dyrektorów okręgowych SW, Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia SW oraz komendantów niektórych ośrodków szkolenia prowadzone są w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej.
• Akta dyrektorów zakładów karnych, aresztów śledczych oraz komendantów ośrodków doskonalenia kadr podległych dyrektorowi okręgowemu prowadzone są we właściwym okręgowym inspektoracie Służby Więziennej.
• Specjalne zasady dotyczą również akt Dyrektora Generalnego SW, Rektora-Komendanta uczelni SW oraz Szefa Inspektoratu Wewnętrznego SW, które są prowadzone przez osoby upoważnione odpowiednio przez Ministra Sprawiedliwości lub Senat uczelni.

Co ważne, akta osobowe prowadzone są w jednostce, gdzie funkcjonariusz stale pełni służbę. W przypadku przeniesienia, akta są niezwłocznie przekazywane do nowej jednostki. Podobnie, przy oddelegowaniu poza SW (w kraju lub za granicą), akta trafiają do Centralnego Zarządu SW, z wyjątkiem oddelegowania do Ministerstwa Sprawiedliwości – wtedy akta pozostają w dotychczasowej jednostce.

Struktura i zawartość akt osobowych funkcjonariusza

Dla każdego funkcjonariusza zakłada się tylko jedne akta osobowe, które towarzyszą mu przez całą karierę w SW, nawet jeśli występowały przerwy w służbie. W przypadku powrotu do służby, kontynuuje się prowadzenie tych samych akt, pobierając je z archiwum.

Akta osobowe mają ściśle określoną strukturę:

• Okładka: Zawiera nazwę jednostki zakładającej akta, rok założenia, dane funkcjonariusza (imię, nazwisko, imię ojca, numer ewidencyjny) oraz aktualną fotografię w mundurze (aktualizowaną co najmniej raz na 10 lat).
• Część A: Dokumenty z postępowania kwalifikacyjnego (np. ankieta personalna, orzeczenia lekarskie, dokumenty o wykształceniu, KRK) oraz dokumenty gromadzone w trakcie służby (np. oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami BHP, RODO, etyką zawodową, dokumenty dotyczące szkoleń, ubezpieczenia, zmiany danych osobowych).
• Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku służbowego (np. podanie o przyjęcie, akt ślubowania, rozkazy personalne, decyzje, zakresy obowiązków, opinie służbowe, dokumentacja szkoleń zawodowych).
• Część C: Dokumenty związane z ustaniem stosunku służbowego (np. zgłoszenie wystąpienia ze służby, decyzje o zwolnieniu, orzeczenia lekarskie KML, świadectwo służby).
• Część D: Dokumenty dotyczące odpowiedzialności dyscyplinarnej (orzeczenia o ukaraniu, notatki z rozmów dyscyplinujących) – dokumenty te są usuwane po zatarciu kary lub upływie określonego czasu.

Wszystkie dokumenty w każdej części są ułożone chronologicznie, ponumerowane, a każda część posiada własny wykaz zawartości.

Ewidencja akt osobowych – narzędzie porządkujące

Choć akta osobowe gromadzą szczegółową dokumentację, kluczowe dla ich sprawnego zarządzania jest prowadzenie ewidencji akt osobowych. Jest to odrębny rejestr, prowadzony przez pracownika kadr, który pozwala na szybkie zlokalizowanie i monitorowanie stanu akt każdego funkcjonariusza. Wzór tej ewidencji jest określony w załączniku do odpowiedniego rozporządzenia.

Formularz „Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej”, dostępny na naszej stronie, jest właśnie tym narzędziem, które umożliwia realizację tego obowiązku. Znajdziesz go tutaj: Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej - iForm.pl.

Dostęp do akt osobowych i ich ochrona

Dostęp do akt osobowych jest ściśle regulowany. Prawo wglądu mają:

• Przełożeni (bezpośredni i wyżsi).
• Pracownicy kadr w zakresie obsługiwanych lub nadzorowanych jednostek.
• Kierownicy komórek organizacyjnych w stosunku do podległych funkcjonariuszy.
• Osoby upoważnione pisemnie przez przełożonych.
• Osoby prowadzące kontrole (w wymaganym zakresie).
• Strony postępowań (administracyjnych, dyscyplinarnych, skargowych) i ich pełnomocnicy.
• Rzecznik dyscyplinarny, komisje dyscyplinarne, pełnomocnik ds. informacji niejawnych.
• Upoważnieni przedstawiciele organów nadzoru, sądów, prokuratury.

Sam funkcjonariusz ma prawo wglądu do swoich akt osobowych w obecności pracownika kadr. Może przeglądać dokumenty, robić notatki, a na pisemny wniosek otrzymać kopie lub odpisy dokumentów (w terminie 30 dni).

Akta osobowe muszą być prowadzone i przechowywane w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Wpisy muszą być czytelne, a ewentualne poprawki dokonywane przez skreślenie błędnej treści czerwoną linią i wpisanie poprawnej informacji wraz z datą i podpisem osoby dokonującej zmiany.

Przechowywanie i archiwizacja

W aktach przechowuje się głównie kopie lub odpisy dokumentów, potwierdzone za zgodność z oryginałem. Oryginały mogą być wymagane jedynie do wglądu.

W przypadku konieczności przesłania akt np. do sądu, tworzy się ich cyfrowe odwzorowanie, a bieżącą dokumentację gromadzi w aktach zastępczych do czasu zwrotu oryginałów.

Po zakończeniu prowadzenia (np. po ustaniu stosunku służbowego), akta osobowe są przekazywane do archiwum zakładowego właściwego dla ostatniego miejsca pełnienia służby.

Podsumowanie i dostęp do formularza

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych i ich ewidencji jest fundamentalne dla funkcjonowania Służby Więziennej. Zapewnia przejrzystość przebiegu służby, ułatwia zarządzanie personelem i gwarantuje przestrzeganie praw funkcjonariuszy.

Jeśli potrzebujesz formularza „Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej”, znajdziesz go w naszej bazie gotowych druków i formularzy:

Pobierz formularz Ewidencji Akt Osobowych Funkcjonariuszy SW na iForm.pl

Zapraszamy do korzystania z naszej bazy formularzy, gdzie znajdziesz wiele innych przydatnych dokumentów dla różnych branż i potrzeb.