ZUS ZIUA

ZUS ZIUA - Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej

stanowi załącznik nr 4 do obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów

📝Dokument dostępny w aktywnym formacie PDF.

Opis Formularza ZUS ZIUA - Zgłoszenie Zmiany Danych Identyfikacyjnych Osoby Ubezpieczonej

Formularz ZUS ZIUA jest kluczowym dokumentem służącym do zgłaszania zmian lub korekt danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych w systemie ubezpieczeń społecznych. Ten interaktywny formularz PDF umożliwia płatnikom składek aktualizację danych na kontach ubezpieczonych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Zastosowanie Formularza

Formularz ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA w przypadku, gdy zmieniły się lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego, obejmujące:

• Numer PESEL
• Numer NIP (jeśli zgłoszenie zawierało wyłącznie ten identyfikator)
• Seria i numer dowodu osobistego lub paszportu
• Nazwisko
• Pierwsze imię
• Data urodzenia
  
  

Różnica między Zmianą a Korektą

Zmiana Danych

Zmiana występuje wtedy, gdy dane identyfikacyjne rzeczywiście uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu. Przykładem może być zmiana nazwiska po ślubie lub uzyskanie nowego dowodu osobistego z innym numerem.

Korekta Danych

Korekta dotyczy sytuacji, gdy poprawia się błędy popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu, na przykład nieprawidłowo podane imię lub błędną datę urodzenia. Korekta ma działanie wsteczne - dane są zmieniane od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

Kto Składa Formularz

Formularz ZUS ZIUA wypełnia i składa płatnik składek, którym może być:

• Pracodawca w przypadku pracowników
• Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą
• Inna jednostka organizacyjna zobowiązana do opłacania składek

Terminy Składania

Zgłoszenia zmiany danych należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zaistnienia tych zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości. Jeśli siódmy dzień wypada w dzień wolny od pracy, termin kończy się w pierwszy dzień roboczy.

Sposób Składania

Formularz ZUS ZIUA można złożyć:

• Elektronicznie - przez Portal PUE ZUS z użyciem podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego
• Osobiście - w placówce ZUS
• Pocztowo - na adres właściwej jednostki ZUS
• Przez Program Płatnik - w przypadku płatników składających dokumenty elektronicznie

Struktura Formularza

Formularz ZUS ZIUA składa się z następujących bloków:

I. Dane Organizacyjne

W polu 01 należy wpisać:

• 1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych
• 2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych identyfikacyjnych
  
  

II. Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Zawiera informacje o podmiocie składającym formularz, w tym NIP, REGON, PESEL oraz dane osobowe (w przypadku osób fizycznych).

III. Poprzednie Dane Identyfikacyjne Osoby Ubezpieczonej

Wypełnia się danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego podanymi w zgłoszeniu ZUS ZUA, ZUS ZZA lub w poprzednio złożonym formularzu ZUS ZIUA.

IV. Aktualne Dane Identyfikacyjne Osoby Ubezpieczonej

Zawiera prawidłowe i aktualne dane identyfikacyjne ubezpieczonego. Należy wpisać wszystkie dane, nawet te które nie uległy zmianie.

V. Oświadczenie Płatnika Składek

Miejsce na datę wypełnienia, podpis płatnika oraz pieczątkę (jeśli posiada).

VI. Oświadczenie Osoby Ubezpieczonej

Wymaga własnoręcznego podpisu osoby ubezpieczonej potwierdzającego zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Konsekwencje Prawne

Skutki Terminowego Złożenia

Na podstawie poprawnie złożonego formularza ZUS ZIUA dokonywana jest zmiana lub korekta danych identyfikacyjnych na koncie osoby ubezpieczonej. Prawidłowość danych identyfikacyjnych jest podstawą właściwej ewidencji składek na poszczególne ubezpieczenia.

Konsekwencje Niezłożenia lub Opóźnienia

Niezgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych lub przekroczenie 7-dniowego terminu może skutkować:

• Karą grzywny do 5 000 złotych za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego
• Problemami z prawidłową ewidencją składek na koncie ubezpieczonego
• Trudnościami w składaniu deklaracji rozliczeniowych z powodu rozbieżności danych
• Odpowiedzialnością karną w przypadku umyślnego działania
  
  

Ważne Informacje

Warto pamiętać, że część danych identyfikacyjnych może być automatycznie aktualizowana z rejestru urzędowego PESEL. Dotyczy to szczególnie zmian nazwiska czy imienia osób posiadających numer PESEL. W takich przypadkach składanie formularza ZUS ZIUA może okazać się zbędne, gdyż dane zostaną zaktualizowane automatycznie po ich potwierdzeniu przez ZUS.

Formularz ZUS ZIUA stanowi niezbędne narzędzie zapewniające aktualność i poprawność danych w systemie ubezpieczeń społecznych, co jest fundamentem prawidłowego funkcjonowania całego systemu zabezpieczenia społecznego w Polsce.

Data wejścia w życie: 1 styczeń 2021 r.

Podstawa prawna: — Dz.U. 2025, poz. 1036