Podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Wszystkie dowody, w tym także dokumentujące poniesienie kosztów podróży służbowych, powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Tak stanowi § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). W celu udokumentowania poniesionych wydatków pracownik załącza do rozliczenia kosztów podróży dowody dokumentujące ich poniesienie, np. rachunki, faktury lub bilety. Nie wymagają udokumentowania diety oraz wydatki objęte ryczałtami. Wynika to z § 5 ust. 2 rozporządzenia.

Koszty podróży służbowych można ujmować w księgach rachunkowych na podstawie sporządzonego przez pracownika rozliczenia kosztów, np. na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży"