ZUS ZSWA

ZUS ZSWA

Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze stanowi załącznik nr 21 do obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów

Opis Formularza ZUS ZSWA - Zgłoszenie/Korekta Danych o Pracy w Szczególnych Warunkach lub o Szczególnym Charakterze

Formularz ZUS ZSWA służy do zgłaszania okresów pracy wykonywanych w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, które uprawniają do emerytury pomostowej. Jest to dokument coroczny związany z obowiązkiem opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Zastosowanie Formularza

Formularz ZUS ZSWA wypełnia się w celu:

• Zgłoszenia okresów pracy w szczególnych warunkach - gdy pracownik wykonywał pracę narażającą zdrowie
• Zgłoszenia okresów pracy o szczególnym charakterze - gdy praca wymagała szczególnej odpowiedzialności lub sprawności psychofizycznej
• Korekty wcześniej zgłoszonych danych - przy błędach w poprzednich zgłoszeniach

Kto Składa Formularz

Obowiązek składania dotyczy płatników składek (pracodawców), którzy:

• Zatrudniają pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
• Prowadzą ewidencję takich pracowników
• Opłacają składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (1,5% podstawy wymiaru)

Za Kogo Składa się Zgłoszenie

Zgłoszeniu podlegają pracownicy, którzy łącznie spełniają warunki:

• Urodzili się po 31 grudnia 1948 r.
• Wykonują prace wymienione w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych
• Pracują na podstawie umowy o pracę (nie dotyczy umów cywilnoprawnych)

Definicje Pracy Szczególnej

Prace w Szczególnych Warunkach

Prace związane z czynnikami ryzyka mogącymi spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w środowisku pracy determinowanym siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo środków profilaktyki przekraczają możliwości pracownika przed osiągnięciem wieku emerytalnego.

Prace o Szczególnym Charakterze

Prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego.

Terminy Składania

Podstawowy Termin

Do 31 marca każdego roku za poprzedni rok kalendarzowy.

Wyjątki od Podstawowego Terminu

• 7 dni od złożenia wniosku o emeryturę pomostową - gdy pracownik wystąpi z takim wnioskiem
• Dzień wyrejestrowania płatnika - w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy
• 7 dni od korekty - gdy wykryje się błędy lub otrzyma zawiadomienie od ZUS/PIP

Struktura Formularza

I. Dane Organizacyjne

Identyfikator zgłoszenia w formacie XXX/RRRR (np. 001/2024) - pierwszy dokument za rok ma numer 001, kolejne numerowane od 002 do 999.

II. Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Dane zgodne z formularzem ZUS ZFA/ZPA: NIP, REGON, PESEL (dla osób fizycznych), nazwa skrócona, imię i nazwisko.

III-VI. Dane o Pracownikach

Każdy blok zawiera informacje o jednym pracowniku:

• Część A - dane identyfikacyjne pracownika (PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia)
• Część B - dane o pracy szczególnej:
  • Kod tytułu ubezpieczenia
  • Kod pracy w szczególnych warunkach (3 znaki)
  • Okresy wykonywania pracy (od-do)
  • Wymiar czasu pracy

Zasady Wypełniania

Kody Pracy Szczególnej

Trzyznakowe kody odpowiadające konkretnym rodzajom pracy zgodnie z załącznikami do ustawy o emeryturach pomostowych (np. górnicy, hutnicycy, kolejarze, strażacy).

Okresy Pracy

Podaje się dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy w szczególnych warunkach w danym roku kalendarzowym. Jeśli praca trwała jeden dzień, obie daty są identyczne.

Wymiar Czasu Pracy

Składki na FEP opłaca się bez względu na wymiar czasu pracy - również za pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze.

Sposób Składania

• Elektronicznie przez Portale ZUS - PUE, Program Płatnik, ePłatnik
• W formie papierowej - osobiście lub pocztą

Maksymalna Liczba Pracowników

W jednym formularzu można zgłosić maksymalnie 4 pracowników. Przy większej liczbie należy wypełnić kolejne formularze z kolejnymi identyfikatorami.

Korekty Zgłoszeń

Korekty można dokonywać bez ograniczeń czasowych. W polu organizacyjnym zaznacza się "2" dla korekty i podaje wyższy identyfikator niż w ostatnim zgłoszeniu za dany rok.

Obowiązki Związane

• Prowadzenie ewidencji pracowników wykonujących prace szczególne
• Opłacanie składek na FEP w wysokości 1,5% podstawy wymiaru
• Przechowywanie kopii formularzy przez 5 lat

📝 Dokument dostępny w aktywnym formacie PDF

Data wejścia w życie: 1 styczeń 2021 r.
Podstawa prawna: — Dz.U. 2025, poz. 1036