ZUS ZPA

ZUS ZPA

Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej stanowi załącznik nr 6 do obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów

📝 Dokument dostępny w aktywnym formacie PDF.

Opis Formularza ZUS ZPA - Zgłoszenie/Zmiana Danych Płatnika Składek - Osoby Prawnej lub Jednostki Organizacyjnej Nieposiadającej Osobowości Prawnej

Formularz ZUS ZPA jest kluczowym dokumentem służącym do zgłaszania i aktualizacji danych płatników składek w systemie ubezpieczeń społecznych. Ten interaktywny formularz PDF przeznaczony jest wyłącznie dla podmiotów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, umożliwiając im prawidłową rejestrację w ZUS.

Zastosowanie Formularza

Formularz ZUS ZPA wypełnia płatnik składek w celu:

• Zgłoszenia płatnika składek - przy pierwszej rejestracji podmiotu w ZUS
• Zmiany danych płatnika składek - gdy dane uległy faktycznej zmianie w stosunku do wcześniej zgłoszonych
• Korekty danych płatnika składek - gdy poprawia się błędy popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu

Uwaga: Formularz ZUS ZPA nie służy do zmiany danych identyfikacyjnych płatnika (takich jak NIP, REGON, nazwa), do których służy odrębny formularz ZUS ZIPA.

Podmioty Zobowiązane do Składania

Formularz ZUS ZPA przeznaczony jest dla:

Osoby Prawne

• Spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne)
• Fundacje i stowarzyszenia
• Spółdzielnie
• Jednostki samorządu terytorialnego
• Kościoły i związki wyznaniowe
• Uczelnie wyższe posiadające osobowość prawną

Jednostki Organizacyjne Nieposiadające Osobowości Prawnej

• Spółki osobowe (jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne)
• Spółki cywilne zatrudniające pracowników lub zleceniobiorców
• Jednostki budżetowe
• Zakłady budżetowe
• Gospodarstwa pomocnicze

Terminy Składania

Formularz ZUS ZPA należy złożyć w terminie 7 dni od daty:

• Zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby
• Powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenia
• Zaistnienia zmian w danych płatnika składek (w przypadku zgłaszania zmian)
• Stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (w przypadku korekty)

Automatyczne Zgłaszanie

Warto wiedzieć, że niektóre podmioty są zgłaszane do ZUS automatycznie:

• Spółki prawa handlowego - ZUS sporządza dokumenty ZUS ZPA, ZBA i ZAA automatycznie na podstawie danych otrzymanych z KRS i urzędu skarbowego
• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG - automatyczne zgłoszenie następuje na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Sposób Składania

Formularz ZUS ZPA można złożyć:

• W formie papierowej - osobiście w placówce ZUS lub pocztowo
• Elektronicznie przez Portal PUE ZUS - z użyciem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego
• Przez Program Płatnik - dla płatników składających dokumenty elektronicznie

Uwaga: Do formularza płatnik zobowiązany jest dołączyć kopie dokumentów potwierdzających nadanie identyfikatorów NIP oraz REGON.

Struktura Formularza

Formularz ZUS ZPA składa się z następujących bloków:

I. Dane Organizacyjne

Określenie celu składania formularza:

• Pole 01 - oznacza się "X" przy zgłoszeniu płatnika składek
• Pole 02 - wpisuje się "1" dla zmiany danych lub "2" dla korekty danych

II. Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Podstawowe identyfikatory podmiotu:

• Pole 01 - numer NIP (bez kresek)
• Pole 02 - numer REGON (9 lub 14 znaków)
• Pole 03 - nazwa skrócona płatnika (maksymalnie 31 znaków)

III. Dane Ewidencyjne Płatnika Składek

Szczegółowe informacje o płatniku:

• Pole 01 - pełna nazwa płatnika zgodna z aktem prawnym
• Pola 02-03 - wypełnia się tylko dla jednostek budżetowych i zakładów budżetowych
• Pola 04-09 - informacje o rejestrze, organie założycielskim i dacie powstania obowiązku

IV. Dane o Rachunku Bankowym Płatnika Składek

Informacje o rachunkach bankowych:

• Pole 01 - główny numer rachunku bankowego
• Pole 02 - oznaczenie "X" jeśli posiada inne rachunki (wymaga złożenia ZUS ZBA)

V. Adres Siedziby Płatnika Składek

Kompletny adres siedziby podmiotu z możliwością wskazania adresu zagranicznego.

VI. Adres do Korespondencji Płatnika Składek

Wypełnia się tylko gdy adres do korespondencji różni się od adresu siedziby.

VII. Dane o Biurze Rachunkowym

Informacje o biurze rachunkowym (jeśli dokumentację finansowo-księgową prowadzi biuro rachunkowe):

• Pole 01 - NIP biura rachunkowego
• Pole 02 - REGON biura rachunkowego
• Pole 03 - nazwa skrócona biura rachunkowego

VIII. Oświadczenie Płatnika Składek

Finalizacja formularza:

• Pole 01 - data wypełnienia formularza
• Pole 02 - podpis płatnika lub osoby upoważnionej
• Pole 03 - pieczątka płatnika (opcjonalnie)
  
  

Różnica między Zmianą a Korektą

Zmiana Danych

Zmiana występuje gdy dane rzeczywiście uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu. Przykładem może być zmiana adresu siedziby, nowego rachunku bankowego czy zmiany w organie założycielskim.

Korekta Danych

Korekta dotyczy poprawienia błędów popełnionych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, na przykład nieprawidłowo podanego adresu czy błędnej daty powstania obowiązku opłacania składek.

Dokumenty Towarzyszące

W zależności od sytuacji, wraz z formularzem ZUS ZPA mogą być wymagane dodatkowe dokumenty:

• ZUS ZBA - jeśli płatnik posiada więcej niż jeden rachunek bankowy
• ZUS ZAA - jeśli adres prowadzenia działalności różni się od adresu siedziby
• Kopie dokumentów - potwierdzających nadanie NIP i REGON
  
  

Konsekwencje Prawne

Skutki Prawidłowego Złożenia

Na podstawie poprawnie złożonego formularza ZUS ZPA:

• Zostaje założone konto płatnika składek w ZUS
• Umożliwia prawidłowe rozliczanie składek za wszystkich ubezpieczonych
• Zapewnia sprawne funkcjonowanie systemu ubezpieczeniowego

Konsekwencje Niezłożenia lub Opóźnienia

Niezłożenie formularza lub przekroczenie terminu może skutkować:

• Karą grzywny za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego
• Problemami z prawidłowym rozliczaniem składek
• Trudnościami w składaniu dokumentów rozliczeniowych
• Odpowiedzialnością karną w przypadku umyślnego działania
  
  

Ważne Informacje

Należy pamiętać, że:

• Formularz ZUS ZPA nie jest wymagany dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG ani dla podmiotów wpisanych do KRS - ich zgłoszenie następuje automatycznie
• Po złożeniu formularza ZUS ZPA konieczne jest zgłoszenie do ubezpieczeń wszystkich zatrudnionych osób na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA
• Dane identyfikacyjne podawane w formularzu muszą być spójne z danymi używanymi we wszystkich innych dokumentach ZUS
• Nazwa skrócona może składać się maksymalnie z 31 znaków i zawierać tylko litery oraz cyfry

Data wejścia w życie: 1 styczeń 2021 r.
Podstawa prawna: — Dz.U. 2025, poz. 1036