ZUS ZIPA

ZUS ZIPA

Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek stanowi załącznik nr 8 do obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów

Opis Formularza ZUS ZIPA - Zgłoszenie Zmiany Danych Identyfikacyjnych Płatnika Składek

Formularz ZUS ZIPA jest wyspecjalizowanym dokumentem służącym do zgłaszania zmian i korekt wyłącznie danych identyfikacyjnych płatników składek w systemie ubezpieczeń społecznych. Ten interaktywny formularz PDF umożliwia aktualizację podstawowych identyfikatorów płatników składek bez konieczności składania pełnego formularza zgłoszeniowego.

Zastosowanie Formularza

Formularz ZUS ZIPA wypełnia płatnik składek w celu:

• Zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych - gdy dane identyfikacyjne rzeczywiście uległy zmianie w stosunku do wcześniej zgłoszonych
• Zgłoszenia korekty danych identyfikacyjnych - gdy poprawia się błędy popełnione we wcześniej składanych dokumentach

Dane Identyfikacyjne Objęte Formularzem

Formularz ZUS ZIPA służy wyłącznie do zmiany lub korekty następujących danych identyfikacyjnych:

• Numer NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej
• Numer REGON - numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej
• Numer PESEL - dla osób fizycznych (jeśli został nadany)
• Nazwa skrócona - dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych
• Nazwisko i imię pierwsze - dla osób fizycznych
• Data urodzenia - dla osób fizycznych
• Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości - dowód osobisty lub paszport
  
  

Podmioty Zobowiązane do Składania

Formularz ZUS ZIPA składają:

Bezpośrednie Składanie Formularza

• Osoby prawne - spółki kapitałowe, fundacje, stowarzyszenia, które nie podlegają wpisowi do KRS
• Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej - spółki osobowe, spółki cywilne, jednostki budżetowe
• Osoby fizyczne - niepodlegające wpisowi do CEIDG, zatrudniające pracowników lub prowadzące działalność wymagającą uprawnień

Przypadki Automatycznego Zgłaszania (bez składania ZIPA)

• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG - zmiany danych identyfikacyjnych zgłaszają na wniosku CEIDG-1
• Podmioty wpisane do KRS - zmiany zgłaszają w KRS (dane podstawowe) lub urzędzie skarbowym na wniosku NIP-8 (dane uzupełniające)
  
  

Terminy Składania

Formularz ZUS ZIPA należy złożyć w terminie 14 dni od daty:

• Zaistnienia zmian w danych identyfikacyjnych płatnika składek
• Stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie
• Otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS

Uwaga: Termin 14 dni jest dłuższy niż standardowy 7-dniowy termin dla innych dokumentów zgłoszeniowych ZUS, co wynika ze specyfiki zmian danych identyfikacyjnych.

Sposób Składania

Formularz ZUS ZIPA można złożyć:

• W formie papierowej - osobiście w placówce ZUS lub pocztowo (wymagane w przypadku zmiany NIP lub REGON)
• Elektronicznie przez Portal PUE ZUS - z użyciem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego (dla pozostałych zmian)
• Przez Program Płatnik - dla płatników składających dokumenty elektronicznie

Obowiązkowe Załączniki

W przypadku zmiany numeru NIP lub REGON, wraz z formularzem ZUS ZIPA należy złożyć w formie papierowej:

• Kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu nowego numeru NIP
• Kopię zaświadczenia Głównego Urzędu Statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON
  
  

Struktura Formularza

Formularz ZUS ZIPA składa się z następujących bloków:

I. Dane Organizacyjne

Określenie celu składania formularza:

• Pole 01 - wpisuje się "1" dla zmiany danych lub "2" dla korekty danych identyfikacyjnych
• Pola 02-03 - nie wypełnia się (przeznaczone dla ZUS)

II. Poprzednie Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Najważniejszy blok formularza - należy wypełnić ze szczególną starannością:

• Wpisuje się dane identyfikacyjne podane w pierwotnym zgłoszeniu płatnika składek (ZUS ZFA, ZUS ZPA)
• W przypadku kolejnej zmiany - dane z poprzednio złożonego formularza ZUS ZIPA
• Wszystkie pola muszą być identyczne z danymi znajdującymi się w systemie ZUS

III. Aktualne Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Wypełnia się prawidłowymi i aktualnymi danymi identyfikacyjnymi płatnika składek:

• Pole 01 - numer NIP (bez kresek)
• Pole 02 - numer REGON (9 lub 14 znaków)
• Pola 03-09 - dla osób fizycznych: PESEL, rodzaj dokumentu, seria i numer, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia
• Pole 06 - dla osób prawnych: nazwa skrócona (maksymalnie 31 znaków)

IV. Oświadczenie Płatnika Składek

Finalizacja formularza:

• Pole 01 - data wypełnienia formularza
• Pole 02 - podpis płatnika lub osoby upoważnionej
• Pole 03 - pieczątka płatnika (opcjonalnie)

V. Adnotacje ZUS

Blok przeznaczony wyłącznie dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - nie wypełnia się.

Różnica między Zmianą a Korektą

Zmiana Danych Identyfikacyjnych

Zmiana występuje gdy dane identyfikacyjne rzeczywiście uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu. Przykładem może być:

• Zmiana nazwy spółki z powodu przekształcenia
• Zmiana nazwiska po ślubie
• Otrzymanie nowego numeru NIP lub REGON
• Wymiana dokumentu tożsamości na nowy

Korekta Danych Identyfikacyjnych

Korekta dotyczy poprawienia błędów popełnionych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, na przykład:

• Błędnie podane imię lub nazwisko
• Nieprawidłowy numer PESEL
• Błędna nazwa skrócona
• Niepoprawny numer dokumentu tożsamości

Korekta ma działanie wsteczne - dane są zmieniane od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

Przypadki Szczególne

Przedsiębiorcy Wpisani do CEIDG

Przedsiębiorcy podlegający wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie składają formularza ZUS ZIPA. Zmiany danych identyfikacyjnych podlegających wpisowi do CEIDG zgłaszają na wniosku CEIDG-1 w organie ewidencyjnym.

Podmioty Wpisane do KRS

Spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego zmiany danych identyfikacyjnych zgłaszają:

• W KRS - w zakresie danych podstawowych
• W urzędzie skarbowym na wniosku NIP-8 - w zakresie danych uzupełniających
  
  

Automatyczne Generowanie Dokumentu

W niektórych przypadkach system ZUS automatycznie generuje formularz ZUS ZIPA:

• Po otrzymaniu danych z CRP KEP (Centralny Rejestr Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników)
• W przypadku rozbieżności między danymi w systemie ZUS a danymi w innych rejestrach
• Przy składaniu deklaracji rozliczeniowych zawierających inne dane identyfikacyjne niż zarejestrowane
  
  

Konsekwencje Prawne

Skutki Prawidłowego Złożenia

Na podstawie poprawnie złożonego formularza ZUS ZIPA:

• Zostają zaktualizowane dane identyfikacyjne na koncie płatnika składek
• Zapewnia się prawidłową ewidencję składek za wszystkich ubezpieczonych
• Umożliwia się sprawne rozliczanie składek w przyszłości

Konsekwencje Niezłożenia lub Opóźnienia

Niezłożenie formularza lub przekroczenie 14-dniowego terminu może skutkować:

• Problemami z identyfikacją płatnika w systemie
• Błędami w rozliczaniu składek
• Trudnościami w składaniu dokumentów rozliczeniowych
• Karą grzywny za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego
• Automatycznym generowaniem dokumentów przez system ZUS
  
  

Ważne Informacje

Należy pamiętać, że:

• Formularz ZUS ZIPA służy wyłącznie do zmiany danych identyfikacyjnych - pozostałe dane (adresowe, bankowe) zmienia się na formularzach ZUS ZFA/ZPA
• Szczególnie istotne jest precyzyjne wypełnienie bloku II z poprzednimi danymi identyfikacyjnymi
• W przypadku zmiany NIP lub REGON formularz musi być złożony w formie papierowej z załącznikami
• Dane identyfikacyjne muszą być spójne we wszystkich dokumentach składanych do ZUS
• Przedsiębiorcy z CEIDG nie mogą korzystać z tego formularza do zmian danych podlegających wpisowi do ewidencji
• Formularz można składać wielokrotnie w przypadku kolejnych zmian danych identyfikacyjnych

Data wejścia w życie: 1 styczeń 2021 r.
Podstawa prawna: — Dz.U. 2025, poz. 1036