ZUS ZFA

ZUS ZFA

Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej stanowi załącznik nr 7 do obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów 

📝 Dokument dostępny w aktywnym formacie PDF

Opis Formularza ZUS ZFA - Zgłoszenie/Zmiana Danych Płatnika Składek - Osoby Fizycznej

Formularz ZUS ZFA jest kluczowym dokumentem służącym do zgłaszania i aktualizacji danych płatników składek będących osobami fizycznymi w systemie ubezpieczeń społecznych. Ten interaktywny formularz PDF umożliwia osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą prawidłową rejestrację i zarządzanie danymi w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Zastosowanie Formularza

Formularz ZUS ZFA wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną w celu:

• Zgłoszenia płatnika składek - przy pierwszej rejestracji w ZUS
• Zmiany danych płatnika składek - gdy dane uległy faktycznej zmianie w stosunku do wcześniej zgłoszonych (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych)
• Korekty danych płatnika składek - gdy poprawia się błędy popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych)

Uwaga: Formularz ZUS ZFA nie służy do zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika (takich jak PESEL, NIP, nazwisko, imię pierwsze), do których służy odrębny formularz ZUS ZIPA.

Podmioty Zobowiązane do Składania

Formularz ZUS ZFA przeznaczony jest dla następujących osób fizycznych:

Bezpośrednie Składanie Formularza

• Wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością - jako płatnicy składek na własne ubezpieczenia
• Wspólnicy spółek osobowych - jawnych, komandytowych, partnerskich i komandytowo-akcyjnych jako płatnicy składek na własne ubezpieczenia
• Wspólnicy spółek cywilnych - indywidualnie każdy ze wspólników jako płatnik składek na własne ubezpieczenia
• Osoby fizyczne inne niż przedsiębiorcy - zatrudniające pracowników lub zleceniobiorców

Automatyczne Zgłaszanie (bez konieczności składania ZFA)

• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG - ich zgłoszenie następuje automatycznie na podstawie wniosku CEIDG-1
• Rolnicy prowadzący działalność pozarolniczą - zgłaszani automatycznie przez KRUS

Automatyczne Zgłaszanie Przedsiębiorców

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub będący wspólnikami spółek cywilnych nie składają bezpośrednio formularza ZUS ZFA. Zamiast tego:

• Składają wniosek o wpis do CEIDG na formularzu CEIDG-1
• ZUS automatycznie sporządza na podstawie danych z CEIDG dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek, w tym formularz ZUS ZFA
• Dodatkowo ZUS przygotowuje formularze ZUS ZBA (informacja o rachunkach bankowych) i ZUS ZAA (adresy prowadzenia działalności)

Terminy Składania

Formularz ZUS ZFA należy złożyć w terminie 7 dni od daty:

• Zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami pierwszej osoby
• Powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenia
• Zaistnienia zmian w danych płatnika składek (w przypadku zgłaszania zmian) - termin wynosi 14 dni
• Stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (w przypadku korekty) - termin wynosi 14 dni

Sposób Składania

Formularz ZUS ZFA można złożyć:

• W formie papierowej - osobiście w placówce ZUS lub pocztowo
• Elektronicznie przez Portal PUE ZUS - z użyciem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego
• Przez Program Płatnik - dla płatników składających dokumenty elektronicznie

Struktura Formularza

Formularz ZUS ZFA składa się z następujących bloków:

I. Dane Organizacyjne

Określenie celu składania formularza:

• Pole 01 - oznacza się "X" przy zgłoszeniu płatnika składek
• Pole 02 - wpisuje się "1" dla zmiany danych lub "2" dla korekty danych (nie dotyczy zmiany danych identyfikacyjnych)

II. Dane Identyfikacyjne Płatnika Składek

Podstawowe identyfikatory osoby fizycznej:

• Pole 01 - numer NIP (bez kresek)
• Pole 02 - numer REGON
• Pole 03 - numer PESEL
• Pola 04-05 - rodzaj dokumentu tożsamości (dowód osobisty - "1", paszport - "2") oraz seria i numer
• Pola 06-09 - inne dane osobowe (imię pierwsze, nazwisko, data urodzenia, data nadania numeru)

III. Dane Ewidencyjne Płatnika Składek

Dodatkowe informacje o płatniku:

• Pole 01 - imię drugie
• Pole 02 - miejsce urodzenia
• Pole 03 - obywatelstwo

IV. Podstawa do Prowadzenia Pozarolniczej Działalności

Wypełnia się tylko w przypadku działalności wymagającej uprawnień:

• Pole 01 - kod rodzaju uprawnienia
• Pole 02 - numer uprawnienia
• Pole 03 - nazwa organu wydającego uprawnienie
• Pole 04 - data wydania uprawnienia
• Pole 05 - data powstania obowiązku opłacania składek

V. Dane o Rachunku Bankowym Płatnika Składek

Informacje o rachunkach bankowych:

• Pole 01 - główny numer rachunku bankowego (26 cyfr bez przerw)
• Pole 02 - oznaczenie "X" jeśli posiada inne rachunki (wymaga złożenia ZUS ZBA)

VI. Adres Siedziby Płatnika Składek

Kompletny adres siedziby płatnika z możliwością wskazania adresu zagranicznego:

• Pola 01-09 - szczegółowy adres (kod pocztowy, miejscowość, gmina, ulica, numery, telefon, faks, email)
• Pole 10 - oznaczenie "X" jeśli adres prowadzenia działalności jest inny niż siedziby (wymaga złożenia ZUS ZAA)

VII. Adres Zamieszkania Płatnika Składek

Wypełnia się tylko gdy adres zamieszkania różni się od adresu siedziby.

VIII. Adres do Korespondencji Płatnika Składek

Wypełnia się tylko gdy adres do korespondencji różni się od adresu siedziby.

IX. Dane o Biurze Rachunkowym

Informacje o biurze rachunkowym (jeśli dokumentację finansowo-księgową prowadzi biuro rachunkowe):

• Pole 01 - NIP biura rachunkowego
• Pole 02 - REGON biura rachunkowego
• Pole 03 - nazwa skrócona biura rachunkowego

X. Oświadczenie Płatnika Składek

Finalizacja formularza:

• Pole 01 - liczba załączników formularza ZUS ZBA
• Pole 02 - liczba załączników formularza ZUS ZAA
• Pole 03 - data wypełnienia formularza
• Pole 04 - podpis płatnika lub osoby upoważnionej
• Pole 05 - pieczątka płatnika (opcjonalnie)

Różnica między Zmianą a Korektą

Zmiana Danych

Zmiana występuje gdy dane rzeczywiście uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu. Przykładem może być zmiana adresu siedziby, nowego rachunku bankowego czy zmiany w podstawie do prowadzenia działalności.

Korekta Danych

Korekta dotyczy poprawienia błędów popełnionych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, na przykład nieprawidłowo podanego adresu czy błędnej daty powstania obowiązku opłacania składek. Korekta ma działanie wsteczne.

Dane Identyfikacyjne - Zasady Podawania

W formularzu ZUS ZFA obowiązuje następująca hierarchia identyfikatorów:

• Preferowane - NIP i REGON
• Alternatywnie - NIP i PESEL (gdy nie nadano REGON)
• W ostateczności - PESEL lub seria i numer paszportu (gdy nie nadano NIP i REGON)

Dokumenty Towarzyszące

W zależności od sytuacji, wraz z formularzem ZUS ZFA mogą być wymagane dodatkowe dokumenty:

• ZUS ZBA - jeśli płatnik posiada więcej niż jeden rachunek bankowy
• ZUS ZAA - jeśli adres prowadzenia działalności różni się od adresu siedziby
• Kopie dokumentów - potwierdzających nadanie identyfikatorów (jeśli wymagane)
  
  

Przypadki Szczególne

Spółki Osobowe

W przypadku spółek jawnych, komandytowych, partnerskich i komandytowo-akcyjnych każdy wspólnik będący osobą fizyczną składa odrębny formularz ZUS ZFA z własnymi danymi identyfikacyjnymi. Niedopuszczalne jest posługiwanie się numerem NIP lub REGON nadanym spółce.

Spółki Cywilne

Każdy wspólnik spółki cywilnej indywidualnie składa formularz ZUS ZFA. Dodatkowo, jeśli spółka zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, musi zostać zgłoszona jako płatnik składek na formularzu ZUS ZPA.

Konsekwencje Prawne

Skutki Prawidłowego Złożenia

Na podstawie poprawnie złożonego formularza ZUS ZFA:

• Zostaje założone konto płatnika składek w ZUS
• Umożliwia prawidłowe rozliczanie składek za siebie i zatrudnionych
• Zapewnia sprawne funkcjonowanie systemu ubezpieczeniowego

Konsekwencje Niezłożenia lub Opóźnienia

Niezłożenie formularza lub przekroczenie terminu może skutkować:

• Karą grzywny za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego
• Problemami z prawidłowym rozliczaniem składek
• Trudnościami w składaniu dokumentów rozliczeniowych
• Odpowiedzialnością karną w przypadku umyślnego działania

Ważne Informacje

Należy pamiętać, że:

• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG nie składają formularza ZUS ZFA bezpośrednio - ich zgłoszenie następuje automatycznie
• Po złożeniu formularza ZUS ZFA konieczne jest zgłoszenie do ubezpieczeń siebie i wszystkich zatrudnionych osób na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA
• Dane identyfikacyjne podawane w formularzu muszą być spójne z danymi używanymi we wszystkich innych dokumentach ZUS
• Nazwa skrócona może składać się maksymalnie z 31 znaków
• Zmiany danych podlegających wpisowi do CEIDG należy zgłaszać przez aktualizację wpisu w CEIDG, a nie przez formularz ZUS ZFA

Data wejścia w życie: 1 styczeń 2021 r.
Podstawa prawna: — Dz.U. 2025, poz. 1036